Barrierefreiheit bei Software beschaffen: Anforderungen und Nachweise

Sie möchten Software beschaffen und finden im Angebot die Zusage „barrierefrei“. Welche Funktionen wurden geprüft, für welche Version gilt die Aussage und sind auch erzeugte Dokumente einbezogen? Ohne diese Angaben bleibt offen, was Sie tatsächlich erhalten.

Barrierefreiheit als Software-Anforderung wird greifbar, wenn Sie die benötigte Nutzung und ihre Nachweise beschreiben. Das betrifft Fachbereiche, Beschaffung und IT gemeinsam: Sie müssen entscheiden können, ob eine angebotene Lösung den erforderlichen Umfang erfüllt.

Warum eine pauschale Zusage Fragen offenlässt

Die Bundesfachstelle Barrierefreiheit berichtete am 3. August 2026 über ein Netzwerktreffen zur Vergabe von IT-Lösungen. Der Bericht unterscheidet Fertigsoftware und beauftragte Entwicklung. Er betont außerdem, dass bei Entwicklungsleistungen auch erzeugte Dokumente in die Anforderungen einbezogen werden müssen. Die Veröffentlichung behandelt den Behördenkontext; sie begründet keine pauschale Pflicht für jede Unternehmenssoftware. Recherche-Stand: 1. November 2026.

Für Ihre Beschaffung folgt daraus eine praktische Aufgabe: Grenzen Sie ein, worauf eine Aussage zur Barrierefreiheit bezogen ist. Eine allgemeine Produktbroschüre beantwortet beispielsweise nicht, ob Ihre konfigurierte Anwendung einschließlich Anmeldung, Fehlermeldungen und Dokumentausgabe geprüft wurde.

Nutzergruppen, Arbeitsabläufe und Prüfbedarf bestimmen

Beschreiben Sie zunächst, wer welche Aufgaben mit der Software erledigen soll. Gehen Sie vollständige Abläufe durch: Zugang, Eingabe, Korrektur, Freigabe und Ergebnis. Berücksichtigen Sie die benötigten Hilfsmittel und Nutzungssituationen, ohne sensible Angaben einzelner Personen unnötig zu erfassen.

Lassen Sie anschließend klären, welche rechtlichen und normativen Anforderungen für Ihren Einsatz gelten. Öffentliche Beschaffung, interne Anwendungen und verbraucherbezogene Dienstleistungen dürfen dabei nicht gleichgesetzt werden. Halten Sie maßgebliche Regelwerke und Fassungen ausdrücklich fest; dieser Artikel ersetzt keine rechtliche Einzelfallprüfung.

Die Grundlage für Erhebung und Priorisierung finden Sie im Praxisleitfaden zu Software-Anforderungen. Ergänzen Sie dort die zugängliche Nutzung als eigenen Prüfungsbereich.

Anforderungen an Bedienung und Ergebnisse formulieren

Verbinden Sie Anforderungen mit einem erwarteten Ergebnis und einem Nachweis. Eine illustrative Formulierung lautet: „Der vereinbarte Freigabeablauf wird einschließlich Anmeldung, Korrektur einer Eingabe und Bestätigung mit der Tastatur geprüft. Das Ergebnis wird für die angebotene Version dokumentiert.“ Welche zusätzlichen Kriterien erforderlich sind, ergibt sich aus Ihrem festgelegten Prüfungsrahmen.

Erfassen Sie auch die Ausgaben des Systems. Wenn Mitarbeitende Angebote oder Bescheide erzeugen, gehören die benötigten Dokumentvorlagen und typische Inhalte in den Betrachtungsumfang. Eine zugängliche Eingabemaske allein beantwortet nicht, ob die nachgelagerten Ergebnisse verwendbar sind.

Unterscheiden Sie verpflichtende Anforderungen von zusätzlichen Qualitätszielen. So bleibt erkennbar, welche Abweichung eine Freigabe verhindert und wo eine bewusste Priorisierung möglich ist.

Fertigsoftware und Entwicklungsauftrag unterschiedlich prüfen

Bei Fertigsoftware benötigen Sie Angaben zum vorhandenen Stand: geprüfte Version, Prüfungsumfang, bekannte Mängel und verfügbare Korrekturen. Prüfen Sie, welche Ihrer benötigten Abläufe davon erfasst werden und ob Konfigurationen oder Erweiterungen die Aussagen verändern.

Bei einem Entwicklungsauftrag können Sie die erforderlichen Ergebnisse und Nachweise in die Leistungsbeschreibung aufnehmen. Legen Sie fest, wann Entwürfe und Zwischenstände geprüft werden, damit wesentliche Probleme vor der abschließenden Abnahme sichtbar werden.

In beiden Fällen sollten Sie künftige Produktpläne von zugesagten Leistungen unterscheiden. Lassen Sie bewerten, ob und unter welchen Bedingungen eine Lösung mit bekannten Barrieren beschafft werden kann. Eine angekündigte Verbesserung ist noch kein Nachweis ihrer Umsetzung.

Prüfnachweise, Abnahme und Mängelbehandlung vereinbaren

Beschreiben Sie, wer welche Prüfungen durchführt und wie deren Ergebnisse dokumentiert werden. Automatisierte Werkzeuge können Teil des Verfahrens sein; ergänzen Sie praktische Prüfungen der vereinbarten Abläufe. Die Bundesfachstelle und das Kompetenzzentrum Barrierefreiheit Volmarstein stellten am 25. Juni 2026 eine Toolbox mit Leitfäden und Prüfwerkzeugen vor. Das Angebot unterstützt die Vorbereitung, erteilt aber keine Freigabe für Ihre Software.

Halten Sie für festgestellte Mängel fest, welche Nutzung betroffen ist, wer über Korrektur und Freigabe entscheidet und wie die Behebung nachgewiesen wird. Vereinbaren Sie außerdem, wie relevante Änderungen erneut geprüft werden. Die Verantwortung für laufende Versorgung behandelt ergänzend Sicherheitsupdates und Support vor dem Softwarekauf.

Als Ergebnis benötigen Sie einen nachvollziehbaren Anforderungskatalog mit Prüfungsumfang, Zuständigkeiten und offenen Punkten. Damit lässt sich ein Angebot fachlich bewerten und später gegen die vereinbarte Leistung prüfen.

Fazit

Barrierefreiheit gehört in den konkreten Nutzungs- und Prüfungsumfang Ihrer Beschaffung. Klären Sie die anwendbaren Anforderungen und verlangen Sie passende Nachweise für die benötigten Abläufe. So wird aus einer allgemeinen Produkteigenschaft eine überprüfbare Entscheidungsgrundlage.