Standardsoftware vs. Individualentwicklung – eine Entscheidungshilfe

Vor der Entscheidung steht die Unsicherheit

Sie stehen vor einer Softwareentscheidung. Vielleicht soll ein bestehender Prozess digitalisiert werden, vielleicht wächst das Unternehmen aus einer Insellösung heraus, oder ein zentrales System erreicht das Ende seiner Lebensdauer. Die Frage, die sich dann stellt: Standardsoftware kaufen oder Individualsoftware entwickeln lassen?

Diese Entscheidung fällt vielen Unternehmen schwer. Nicht, weil die Optionen unklar wären, sondern weil die Kriterien für die richtige Wahl oft fehlen. Stattdessen dominieren Bauchgefühl, Erfahrungen aus der Vergangenheit oder die Empfehlung eines Dienstleisters, der naturgemäß eine bestimmte Richtung bevorzugt.

Dabei ist die Frage "Standardsoftware oder Individualsoftware" keine Glaubensfrage. Sie lässt sich mit einer strukturierten Analyse beantworten – vorausgesetzt, man kennt die relevanten Kriterien und die eigenen Anforderungen.

Warum diese Entscheidung so oft schiefgeht

Die Make-or-Buy-Entscheidung bei Software scheitert selten an mangelnder Information. Sie scheitert an falschen Annahmen und fehlender Vorbereitung.

Anforderungen sind unklar. Viele Unternehmen beginnen die Suche nach einer Lösung, bevor sie ihre Anforderungen präzise dokumentiert haben. Das führt dazu, dass Standardlösungen nach oberflächlichen Kriterien bewertet werden – oder dass Individualentwicklungen beauftragt werden, ohne dass der tatsächliche Funktionsumfang feststeht.

Kosten werden falsch verglichen. Der Lizenzpreis einer Standardsoftware wirkt überschaubar. Die Kosten für Anpassungen, Schulungen, Datenmigration und laufende Gebühren tauchen erst später auf. Bei Individualentwicklung ist es umgekehrt: Die Entwicklungskosten sind sichtbar, aber Wartung und Weiterentwicklung werden unterschätzt.

Zeithorizonte fehlen. Software ist keine einmalige Anschaffung. Sie begleitet ein Unternehmen oft zehn Jahre oder länger. Wer nur die nächsten zwölf Monate betrachtet, trifft andere Entscheidungen als jemand, der die gesamte Nutzungsdauer einbezieht.

Strategische Bedeutung wird ignoriert. Nicht jeder Prozess ist gleich wichtig. Manche Abläufe sind austauschbar, andere machen den Unterschied zum Wettbewerb. Diese Unterscheidung hat direkten Einfluss auf die richtige Softwarestrategie – wird aber selten explizit getroffen.

Typische Fehleinschätzungen bei der Softwarewahl

Rund um die Entscheidung zwischen Standardsoftware und Individualentwicklung halten sich hartnäckige Annahmen, die einer Prüfung oft nicht standhalten.

"Standardsoftware ist immer günstiger"

Die Anschaffungskosten einer Standardlösung liegen in der Regel unter den Entwicklungskosten einer Individualsoftware. Aber Software verursacht laufende Kosten: Lizenzen, Updates, Support, Anpassungen, Schulungen. Bei Standardsoftware kommen oft Kosten für die Abbildung unternehmenseigener Prozesse hinzu – sei es durch Customizing, Zusatzmodule oder Workarounds.

Eine ehrliche Gesamtkostenrechnung über die geplante Nutzungsdauer verschiebt das Bild häufig. Nicht immer zugunsten der Individualentwicklung, aber oft genug, um die pauschale Annahme zu widerlegen.

"Individualsoftware ist nur etwas für große Unternehmen"

Die Größe eines Unternehmens ist kein belastbares Kriterium. Entscheidend ist, ob ein Prozess so spezifisch ist, dass keine Standardlösung ihn sinnvoll abbildet – und ob dieser Prozess strategisch wichtig genug ist, um eine eigene Lösung zu rechtfertigen.

Ein mittelständischer Spezialmaschinenbauer mit einem einzigartigen Fertigungsprozess hat möglicherweise mehr Bedarf an Individualsoftware als ein großer Konzern mit standardisierten Abläufen.

"Standardsoftware ist schneller einsatzbereit"

Das stimmt nur, wenn die Standardsoftware ohne größere Anpassungen eingesetzt werden kann. Sobald umfangreiche Konfigurationen, Schnittstellenentwicklungen oder Prozessanpassungen nötig werden, relativiert sich der Zeitvorteil. Manche Standardsoftware-Einführungen ziehen sich über Jahre – nicht wegen der Software selbst, sondern wegen der Komplexität der Anpassung an die Unternehmensrealität.

"Individualentwicklung bedeutet Abhängigkeit vom Entwickler"

Abhängigkeit entsteht nicht durch die Art der Software, sondern durch fehlende Dokumentation, unklare Verträge und mangelnde Übergabeplanung. Eine sauber dokumentierte Individualsoftware mit offenem Quellcode kann von jedem qualifizierten Dienstleister weiterentwickelt werden. Eine stark angepasste Standardsoftware mit proprietären Erweiterungen kann dagegen eine ebenso starke Abhängigkeit erzeugen.

Kriterien für eine fundierte Entscheidung

Die Entscheidung zwischen Standardsoftware und Individualentwicklung lässt sich nicht mit einer einfachen Formel treffen. Aber es gibt Kriterien, die eine strukturierte Bewertung ermöglichen.

Prozessrelevanz: Kern oder Standard?

Unterscheiden Sie zwischen Prozessen, die Ihr Unternehmen von anderen unterscheiden, und Prozessen, die in jeder Branche ähnlich ablaufen.

Buchhaltung, Lohnabrechnung, E-Mail – das sind Standardprozesse. Hier spricht wenig für Individualentwicklung. Die Regeln sind extern vorgegeben, die Anforderungen branchenübergreifend ähnlich, etablierte Lösungen existieren.

Ihr spezifischer Produktionsprozess, Ihre Kundenbetreuungslogik, Ihr Angebotsconfigurator – das können Kernprozesse sein. Hier lohnt die Frage, ob eine Standardlösung Ihre Arbeitsweise unterstützt oder ob Sie Ihre Arbeitsweise an die Software anpassen müssten.

Passgenauigkeit: Wie viel Anpassung wäre nötig?

Wenn eine Standardsoftware 80 Prozent Ihrer Anforderungen abdeckt, klingt das gut. Die entscheidende Frage ist: Was passiert mit den restlichen 20 Prozent? Sind das verzichtbare Komfortfunktionen? Oder betreffen sie genau die Prozesse, die Ihr Geschäftsmodell ausmachen?

Je mehr Anpassungen eine Standardsoftware erfordert, desto mehr verschwimmt der Vorteil gegenüber einer Individualentwicklung. Ab einem gewissen Punkt wird aus einer angepassten Standardsoftware faktisch eine Individuallösung – nur mit den Einschränkungen eines Standardprodukts.

Langfristige Entwicklung: Wohin geht die Reise?

Software sollte mit Ihrem Unternehmen wachsen können. Bei Standardsoftware bestimmt der Hersteller die Entwicklungsrichtung. Neue Funktionen orientieren sich am Massenmarkt, nicht an Ihren spezifischen Bedürfnissen. Updates können bestehende Anpassungen zerstören.

Bei Individualsoftware bestimmen Sie die Roadmap – tragen aber auch die Entwicklungskosten allein. Das ist ein Vorteil, wenn Ihre Anforderungen stark von der Branche abweichen. Es ist ein Nachteil, wenn Sie von Weiterentwicklungen profitieren könnten, die der Markt ohnehin vorantreibt.

Integrationsaufwand: Wie fügt sich die Lösung ein?

Kaum eine Software steht für sich allein. Sie muss mit bestehenden Systemen kommunizieren: ERP, CRM, Warenwirtschaft, Produktionssteuerung. Die Frage ist nicht nur, ob eine Integration möglich ist, sondern wie aufwendig sie wird und wer sie verantwortet.

Standardsoftware bietet oft fertige Schnittstellen zu verbreiteten Systemen. Bei weniger verbreiteten Systemen oder spezifischen Integrationsanforderungen kann der Aufwand dennoch erheblich sein. Individualsoftware wird von Beginn an auf die bestehende Systemlandschaft zugeschnitten – vorausgesetzt, diese ist zu Projektbeginn bekannt und dokumentiert.

Handlungsempfehlungen für Ihre Entscheidung

Eine tragfähige Make-or-Buy-Entscheidung erfordert Vorbereitung. Die folgenden Schritte helfen, die Entscheidungsgrundlage zu schaffen.

Dokumentieren Sie Ihre Anforderungen. Nicht in Funktionslisten, sondern in Prozessbeschreibungen. Was soll die Software ermöglichen? Welche Arbeitsabläufe soll sie unterstützen? Welche Ergebnisse sollen am Ende stehen? Diese Klarheit brauchen Sie unabhängig davon, welchen Weg Sie später wählen.

Unterscheiden Sie zwischen Muss und Kann. Nicht jede Anforderung ist gleich wichtig. Trennen Sie Kernfunktionen von Komfortfunktionen. Das hilft bei der Bewertung von Standardlösungen und bei der Priorisierung in der Individualentwicklung.

Rechnen Sie langfristig. Vergleichen Sie nicht Anschaffungspreise, sondern Gesamtkosten über die geplante Nutzungsdauer. Beziehen Sie Lizenzkosten, Wartung, Schulungen, Anpassungen und interne Aufwände ein.

Prüfen Sie den Markt, bevor Sie entscheiden. Sehen Sie sich an, welche Standardlösungen für Ihren Anwendungsfall existieren. Nicht um sich für eine zu entscheiden, sondern um zu verstehen, wie groß die Lücke zwischen Standardangebot und Ihrem Bedarf ist.

Holen Sie sich eine unabhängige Einschätzung. Softwareanbieter und Entwicklungsdienstleister haben naturgemäß Präferenzen. Eine neutrale Bewertung, die beide Optionen auf Basis Ihrer dokumentierten Anforderungen prüft, schafft eine bessere Entscheidungsgrundlage.

Eine klare Entscheidungsbasis schaffen

Die Frage "Standardsoftware oder Individualsoftware" lässt sich nicht allgemeingültig beantworten. Sie hängt von Ihren Prozessen ab, von Ihrer Systemlandschaft, von Ihren strategischen Zielen und von Ihrem Zeithorizont.

Was sich aber sagen lässt: Die Entscheidung sollte auf einer dokumentierten Grundlage getroffen werden. Nicht auf Basis von Bauchgefühl, Verkaufsargumenten oder dem Vorgehen anderer Unternehmen.

Ein Software Blueprint schafft diese Grundlage. Er dokumentiert Ihre Anforderungen, bewertet die Optionen und liefert eine Entscheidungsempfehlung – unabhängig davon, wer die Lösung später umsetzt.

Fazit

Die Entscheidung zwischen Standardsoftware und Individualsoftware ist kein Entweder-oder. Sie ist eine Abwägung, die vom konkreten Anwendungsfall abhängt. Standardsoftware eignet sich für Prozesse, die branchenüblich und gut dokumentiert sind. Individualentwicklung ist dann sinnvoll, wenn Ihre Kernprozesse einen Wettbewerbsvorteil darstellen oder wenn keine passende Lösung existiert.

In vielen Fällen ist eine Kombination beider Ansätze der pragmatischste Weg: Standards für Standardprozesse, Individuelles für das, was Ihr Unternehmen ausmacht. Wichtiger als die Entscheidung selbst ist die Grundlage, auf der sie getroffen wird. Wer seine Anforderungen kennt und die Optionen nüchtern bewertet, trifft bessere Entscheidungen – unabhängig davon, in welche Richtung sie führen.