Warum Softwareprojekte ohne klare Zieldefinition scheitern

Ein neues Softwareprojekt beginnt selten mit der Frage "Was wollen wir eigentlich erreichen?" Stattdessen startet es oft mit einem Feature-Wunsch, einem Technologievorschlag oder der Aussage: "Wir brauchen ein System, das X kann."

Das klingt nach einem klaren Ausgangspunkt. Ist es aber nicht.

Denn wenn später im Projekt Budgets überschritten werden, der Zeitplan nicht hält oder das fertige System an den tatsächlichen Anforderungen vorbeigeht, liegt die Ursache selten in der Technik. Sie liegt in dem, was am Anfang nicht geklärt wurde: das eigentliche Ziel.

Warum Zielunklarheit so verbreitet ist

Softwareprojekte entstehen meist aus einem konkreten Anlass: Ein Prozess ist zu langsam, ein bestehendes System veraltet, ein neuer Geschäftsbereich braucht Unterstützung. Der Anlass ist real und drängend – aber er ist noch kein Ziel.

Der Unterschied ist wichtig: Ein Anlass beschreibt ein Problem oder eine Ausgangssituation. Ein Ziel beschreibt den gewünschten Zustand nach Abschluss des Projekts.

In der Praxis wird dieser Unterschied oft übersprungen. Der Grund: Alle Beteiligten glauben, dasselbe zu meinen. Die Geschäftsführung denkt an Kostensenkung, die Fachabteilung an Arbeitserleichterung, die IT an Systemkonsolidierung. Jeder hat ein implizites Ziel – aber niemand hat es ausgesprochen, geschweige denn abgeglichen.

So beginnen Projekte mit einer Einigkeit, die es nicht gibt.

Der Unterschied zwischen Ziel, Lösung und Feature

Eine der häufigsten Verwechslungen in Softwareprojekten betrifft drei Begriffe, die oft synonym verwendet werden, aber grundlegend Verschiedenes meinen:

Ziel: Was soll nach Abschluss des Projekts anders sein? Beispiel: "Die Bearbeitungszeit für Kundenanfragen soll von drei Tagen auf einen Tag sinken."

Lösung: Welcher Ansatz wird gewählt, um das Ziel zu erreichen? Beispiel: "Wir führen ein Ticketsystem ein."

Feature: Welche Funktionen soll die Lösung haben? Beispiel: "Automatische Zuweisung von Anfragen an zuständige Mitarbeiter."

Das Problem entsteht, wenn ein Projekt mit der Lösung oder sogar mit Features beginnt – ohne dass das Ziel geklärt ist. Dann fehlt der Maßstab, um später zu beurteilen, ob das Projekt erfolgreich war. Und es fehlt die Grundlage, um bei Entscheidungen während des Projekts sinnvoll abzuwägen.

Ein Feature kann technisch einwandfrei umgesetzt sein und trotzdem am Ziel vorbeigehen. Eine Lösung kann funktionieren und trotzdem das eigentliche Problem nicht lösen.

Typische Formen von Zielunschärfe

Unklare Ziele treten in verschiedenen Varianten auf. Einige der häufigsten:

Zu allgemein formuliert: "Wir wollen unsere Prozesse digitalisieren" oder "Wir brauchen ein modernes System" sind keine Ziele. Sie beschreiben eine Richtung, aber keinen messbaren Zustand. Jede Entscheidung im Projekt bleibt damit interpretierbar.

Mehrere Ziele ohne Priorisierung: Ein Projekt soll gleichzeitig Kosten senken, die Kundenzufriedenheit erhöhen und die interne Zusammenarbeit verbessern. Alle drei Ziele sind legitim, aber sie können in Konflikt geraten. Ohne Priorisierung fehlt die Grundlage für Entscheidungen, wenn Ressourcen knapp werden.

Implizite Ziele, die niemand ausspricht: Manchmal gibt es ein eigentliches Ziel hinter dem offiziellen Ziel. Die Geschäftsführung will vielleicht eine Abteilung konsolidieren, sagt aber "Effizienzsteigerung". Das führt zu Missverständnissen und Widerständen, die erst spät sichtbar werden.

Ziele, die eigentlich Lösungen sind: "Wir wollen ein CRM-System einführen" klingt nach einem Ziel, ist aber keines. Es ist eine Lösungsentscheidung. Das eigentliche Ziel könnte sein: bessere Übersicht über Kundenbeziehungen, höhere Abschlussquoten oder weniger verlorene Leads. Nur wenn das Ziel klar ist, lässt sich beurteilen, ob ein CRM-System überhaupt die richtige Lösung ist.

Die Folgen für Budget, Scope und Entscheidungen

Wenn das Ziel eines Softwareprojekts unklar bleibt, hat das konkrete Auswirkungen auf den gesamten Projektverlauf.

Budgetüberschreitungen: Ohne klares Ziel fehlt die Grundlage für eine realistische Aufwandsschätzung. Jede neue Anforderung erscheint plausibel, weil kein Maßstab existiert, um sie einzuordnen. Das Projekt wächst – und mit ihm die Kosten.

Scope Creep: Wenn nicht definiert ist, was erreicht werden soll, ist auch nicht definiert, was nicht dazugehört. Neue Wünsche werden aufgenommen, weil niemand begründen kann, warum sie nicht ins Projekt gehören. Der Umfang dehnt sich aus, ohne dass jemand eine bewusste Entscheidung getroffen hat.

Entscheidungsstau: Im Projektverlauf müssen ständig Entscheidungen getroffen werden. Welche Funktion hat Priorität? Welcher Kompromiss ist akzeptabel? Ohne Ziel fehlt das Kriterium. Entscheidungen werden verschoben, eskaliert oder nach Bauchgefühl getroffen.

Unzufriedenheit am Ende: Selbst wenn das Projekt technisch abgeschlossen wird, bleibt oft ein ungutes Gefühl. Das System funktioniert, aber irgendetwas fehlt. Die Erwartungen wurden nicht erfüllt – obwohl niemand diese Erwartungen je klar formuliert hatte.

Wie sich Zielklarheit erreichen lässt

Die gute Nachricht: Zielklarheit ist kein Glücksfall, sondern das Ergebnis strukturierter Arbeit. Es braucht keine aufwendigen Strategieprozesse, aber es braucht Methodik und Zeit.

Die richtigen Fragen stellen: "Was ist das eigentliche Problem, das wir lösen wollen?" "Woran würden wir in einem Jahr erkennen, dass das Projekt erfolgreich war?" "Was passiert, wenn wir nichts tun?" Diese Fragen klingen simpel, aber die Antworten sind oft überraschend schwer zu formulieren.

Stakeholder einbeziehen: Unterschiedliche Perspektiven führen zu unterschiedlichen Zielvorstellungen. Das ist normal. Aber diese Unterschiede müssen sichtbar werden, bevor das Projekt startet – nicht erst, wenn es Konflikte gibt.

Ziele messbar machen: Ein Ziel, das sich nicht überprüfen lässt, ist kein Ziel. Das bedeutet nicht, dass alles in Zahlen ausgedrückt werden muss. Aber es braucht Kriterien, anhand derer sich später beurteilen lässt, ob das Ziel erreicht wurde.

Dokumentieren und abstimmen: Mündliche Einigkeit reicht nicht. Das formulierte Ziel muss schriftlich festgehalten und von allen relevanten Entscheidern bestätigt werden. Nur so wird es zur verbindlichen Grundlage.

Wann externe Unterstützung sinnvoll ist

Zielklarheit ist Führungsaufgabe. Aber das bedeutet nicht, dass sie allein intern erarbeitet werden muss.

In vielen Fällen hilft eine externe Perspektive: jemand, der die richtigen Fragen stellt, implizite Annahmen hinterfragt und Struktur in den Klärungsprozess bringt. Nicht als Ersatz für die eigene Entscheidung, sondern als Unterstützung dabei.

Besonders in Situationen, in denen intern unterschiedliche Interessen aufeinandertreffen oder bisherige Projekte bereits gescheitert sind, kann eine neutrale Moderation den Unterschied machen.

Fazit

Softwareprojekte scheitern selten an der Technik. Sie scheitern an dem, was vor der Technik hätte passieren müssen: der Klärung, was eigentlich erreicht werden soll.

Ein klar formuliertes Ziel ist kein Luxus und kein Formalismus. Es ist die Grundlage für jede weitere Entscheidung im Projekt – von der Auswahl des Dienstleisters bis zur Abnahme der letzten Funktion.

Diese Klarheit entsteht nicht von selbst. Sie erfordert Zeit, Methodik und die Bereitschaft, unbequeme Fragen zu stellen. Aber sie ist der zuverlässigste Weg, ein Projekt auf ein solides Fundament zu stellen.