Softwareprojekt starten: Diese Fragen sollten Sie vorher klären

Warum viele Softwareprojekte holprig starten

Ein Softwareprojekt zu starten fühlt sich oft dringend an. Ein Prozess funktioniert nicht mehr, ein System ist veraltet, ein Wettbewerber hat vorgelegt. Die Reaktion: Angebote einholen, Dienstleister vergleichen, loslegen.

Was dabei regelmäßig übersprungen wird, sind die Fragen, die eigentlich vor dem ersten Gespräch mit einem Anbieter geklärt sein sollten. Nicht weil Unternehmen nachlässig wären, sondern weil die Dringlichkeit echte Vorbereitung verdrängt.

Das Ergebnis: Projekte starten mit ungeklärten Erwartungen, unklaren Zuständigkeiten und unterschiedlichen Vorstellungen davon, was Erfolg bedeutet. Nicht alle diese Projekte scheitern. Aber fast alle werden teurer, dauern länger und hinterlassen Frustration.

Warum diese Fragen so oft übergangen werden

Drei Muster tauchen immer wieder auf:

Annahme 1: Wir wissen ja, was wir brauchen. In der Regel wissen Unternehmen sehr genau, was sie stört. Sie wissen, welcher Prozess nicht funktioniert, welches System zu langsam ist, welche Daten fehlen. Was oft weniger klar ist: Welches Ergebnis genau erreicht werden soll – und was nicht dazugehört.

Annahme 2: Das klärt sich im Projekt. Viele Details klären sich tatsächlich während der Umsetzung. Aber es gibt Fragen, die vorher beantwortet sein müssen, weil sie die Richtung bestimmen. Wenn diese erst im Projekt auftauchen, entstehen Umbauten, Nachverhandlungen und Verzögerungen.

Annahme 3: Der Dienstleister wird schon fragen. Gute Dienstleister stellen Fragen. Aber sie können nicht wissen, welche internen Abstimmungen fehlen, welche Stakeholder übergangen wurden oder welche Erwartungen nie ausgesprochen wurden.

Welche Fragen Sie vor dem Projektstart klären sollten

Die folgenden fünf Bereiche entscheiden darüber, ob ein Softwareprojekt auf einer stabilen Grundlage startet – oder auf Annahmen, die später korrigiert werden müssen.

Ziel und Nutzen

Die erste Frage klingt banal, wird aber erstaunlich selten präzise beantwortet: Was genau soll nach dem Projekt anders sein als vorher?

Nicht: welche Software soll es geben. Sondern: welches Problem wird gelöst, welcher Prozess verbessert, welcher Aufwand reduziert. Und vor allem: Woran würden Sie in sechs Monaten erkennen, dass sich die Investition gelohnt hat?

Wenn diese Frage nicht beantwortet werden kann, fehlt die Grundlage für jede weitere Entscheidung im Projekt.

Abgrenzung

Genauso wichtig wie das Ziel ist die Frage, was nicht zum Projekt gehört. Softwareprojekte wachsen fast immer. Jede beteiligte Person hat Ideen, Wünsche, Verbesserungsvorschläge. Das ist grundsätzlich gut – aber ohne klare Abgrenzung entsteht ein Projekt, das immer größer wird und nie fertig.

Eine brauchbare Abgrenzung beantwortet: Welche angrenzenden Themen werden bewusst nicht angefasst? Welche Wünsche werden auf eine spätere Phase verschoben? Und wer entscheidet, wenn im Projektverlauf neue Anforderungen auftauchen?

Entscheidungsbefugnisse

Wer darf im Projekt Entscheidungen treffen? Wer muss gefragt werden? Und wer hat am Ende das letzte Wort, wenn Meinungen auseinandergehen?

In vielen Projekten gibt es auf diese Fragen keine klaren Antworten. Das führt dazu, dass Entscheidungen verzögert werden, weil niemand sich zuständig fühlt – oder dass Entscheidungen getroffen werden, die später von jemand anderem wieder gekippt werden.

Vor dem Projektstart sollte klar sein: Wer ist der Auftraggeber? Wer vertritt die Fachabteilung? Wer entscheidet bei technischen Fragen? Und wer wird informiert, aber nicht gefragt?

Erfolgsdefinition

Was muss passieren, damit das Projekt als erfolgreich gilt? Diese Frage wird oft mit dem Ziel verwechselt, ist aber eine andere.

Das Ziel beschreibt den angestrebten Zustand. Die Erfolgsdefinition beschreibt, unter welchen Bedingungen dieser Zustand als erreicht gilt – inklusive Zeitrahmen, Budget und Qualitätserwartung.

Ein Softwareprojekt vorbereiten bedeutet auch, sich über die eigenen Erwartungen klar zu werden: Ist das Projekt erfolgreich, wenn die Software funktioniert? Wenn sie pünktlich kommt? Wenn sie im Budget bleibt? Wenn die Nutzer sie annehmen? Je nachdem, welche Kriterien gelten, werden im Projekt andere Entscheidungen getroffen.

Interne Voraussetzungen

Softwareprojekte brauchen nicht nur Budget und einen Dienstleister. Sie brauchen interne Kapazität: Menschen, die Fragen beantworten, Entscheidungen treffen, testen und Feedback geben.

Vor dem Start sollte geklärt sein: Wer aus dem eigenen Unternehmen wird wie viel Zeit in das Projekt investieren können? Gibt es Abhängigkeiten zu anderen Projekten oder Systemen? Welche Daten müssen bereitgestellt werden? Und was passiert, wenn während des Projekts andere Prioritäten auftauchen?

Viele Projekte geraten ins Stocken, nicht weil der Dienstleister langsam ist, sondern weil intern die Kapazität fehlt, das Projekt voranzutreiben.

Wie Sie vorgehen können

Ein Softwareprojekt zu planen beginnt nicht mit der Auswahl eines Anbieters, sondern mit der internen Klärung. Die beschriebenen Fragen lassen sich in einem strukturierten Workshop bearbeiten – intern oder mit externer Moderation.

Das Ergebnis sollte ein Dokument sein, das folgende Punkte enthält: das Ziel in ein bis zwei Sätzen, die Abgrenzung, die Entscheidungsstruktur, die Erfolgskriterien und die verfügbaren internen Ressourcen.

Dieses Dokument ist keine Spezifikation. Es beschreibt nicht, wie die Software aussehen soll. Es beschreibt, unter welchen Bedingungen das Projekt überhaupt sinnvoll begonnen werden kann.

Fazit

Ein Softwareprojekt zu starten ist keine technische Entscheidung. Es ist eine unternehmerische Entscheidung, die auf klaren Antworten basieren sollte: Was wollen wir erreichen? Was gehört nicht dazu? Wer entscheidet? Woran messen wir Erfolg? Und was können wir intern leisten?

Diese Fragen kosten Zeit. Aber sie kosten weniger als ein Projekt, das auf ungeklärten Annahmen startet und später korrigiert werden muss.