Softwareprojekt starten: Diese Entscheidungen fehlen oft

Ein Softwareprojekt zu starten ist einfach. Es richtig zu starten ist schwieriger.

Viele Unternehmen beginnen mit einem klaren Impuls: Ein Prozess soll digitalisiert werden, ein System ist veraltet, eine Abteilung braucht ein neues Werkzeug. Der nächste Schritt scheint logisch – einen Dienstleister suchen, Angebote einholen, loslegen.

Doch zwischen Impuls und Projektstart liegt ein Bereich, der häufig übersprungen wird: die Klärung grundlegender Entscheidungen. Nicht technischer Art, sondern fachlicher und organisatorischer. Diese Lücken zeigen sich nicht sofort. Sie zeigen sich später – in Budgetüberschreitungen, Nachbesserungen und Ergebnissen, die am Bedarf vorbeigehen.

Warum fehlen wichtige Entscheidungen vor dem Projektstart?

Es gibt selten bösen Willen oder Nachlässigkeit. Die Ursachen sind struktureller Natur.

Zeitdruck und operative Last: Wer ein Softwareprojekt anstößt, hat meist auch einen vollen Kalender. Die Klärung von Anforderungen konkurriert mit dem Tagesgeschäft – und verliert oft.

Annahme, dass der Dienstleister übernimmt: Viele Auftraggeber erwarten, dass eine Agentur oder ein Entwickler die fehlenden Informationen selbst erhebt. Das passiert auch – aber aus Perspektive des Dienstleisters, nicht aus Perspektive des Unternehmens.

Unterschätzung der eigenen Rolle: Software planen bedeutet nicht, technische Entscheidungen zu treffen. Es bedeutet, fachliche Anforderungen so zu formulieren, dass andere damit arbeiten können. Diese Aufgabe lässt sich nicht vollständig delegieren.

Unklarheit über den eigenen Wissensstand: Wer seit Jahren mit einem Prozess arbeitet, hält vieles für selbstverständlich. Dass dieses implizite Wissen für Außenstehende nicht sichtbar ist, wird oft erst im Projektverlauf deutlich.

Typische Fehler beim Start eines Softwareprojekts

Bestimmte Muster wiederholen sich – unabhängig von Branche oder Projektgröße.

Ziele bleiben vage

"Wir wollen unsere Prozesse digitalisieren" ist kein Ziel. Es ist eine Richtung. Ein Ziel wäre: "Die Bearbeitungszeit von Kundenanfragen soll von drei Tagen auf einen Tag sinken." Ohne messbare Ziele fehlt später der Maßstab für Erfolg oder Misserfolg.

Anforderungen werden mit Lösungen verwechselt

"Wir brauchen eine App" beschreibt eine Lösung, keine Anforderung. Die Anforderung könnte lauten: "Außendienstmitarbeiter müssen Kundendaten unterwegs erfassen können." Ob dafür eine App, eine mobile Website oder ein anderes Format geeignet ist, ergibt sich aus der Analyse – nicht aus der Annahme.

Der Projektumfang bleibt offen

Wenn nicht definiert ist, was zur Software gehört und was nicht, wächst der Umfang im Projektverlauf. Jede neue Idee findet Eingang, weil es keine Grundlage für ein "Nein" gibt. Das Ergebnis: Termine verschieben sich, Budgets werden überschritten.

Stakeholder werden zu spät eingebunden

Wer mit der Software arbeiten soll, erfährt oft erst kurz vor der Einführung davon. Dann fehlt Zeit für Anpassungen. Und die Akzeptanz leidet, weil die Betroffenen sich übergangen fühlen.

Welche Entscheidungen vor dem Softwareprojekt stehen sollten

Ein Softwareprojekt vorbereiten heißt nicht, alle Fragen zu beantworten. Es heißt, die richtigen Fragen zu stellen – und dort Klarheit zu schaffen, wo sie nötig ist.

Fachliche Ziele

Was soll nach Projektabschluss anders sein als vorher? Diese Frage sollte ohne technische Begriffe beantwortbar sein. Wenn nicht, ist das Ziel noch nicht klar genug.

Nutzergruppen und deren Anforderungen

Wer wird die Software täglich nutzen? Welche Aufgaben erledigen diese Personen? Welche Probleme haben sie heute? Die Antworten bestimmen, was die Software leisten muss – und was nicht.

Abgrenzung des Projektumfangs

Was gehört zum Projekt, was nicht? Diese Grenze sollte schriftlich festgehalten werden. Sie schützt vor unkontrolliertem Wachstum und schafft Klarheit für alle Beteiligten.

Entscheidungswege und Verantwortlichkeiten

Wer entscheidet bei Konflikten? Wer gibt Anforderungen frei? Wer hat Budget-Verantwortung? Diese Fragen wirken trivial, bis sie im Projektverlauf unbeantwortet bleiben.

Erfolgskriterien

Woran erkennen Sie, ob das Projekt erfolgreich war? Ohne vorab definierte Kriterien wird diese Bewertung zur Geschmacksfrage.

Erwartungen an Dienstleister richtig setzen

Ein häufiges Missverständnis: Der Dienstleister wird es schon richten.

Agenturen, Softwarehäuser und Freelancer sind Experten für Umsetzung. Sie können beraten, strukturieren und technische Lösungen entwickeln. Was sie nicht können: Ihre Geschäftsziele definieren, Ihre internen Prozesse kennen oder wissen, was für Ihr Unternehmen wichtig ist.

Diese Informationen müssen vom Auftraggeber kommen. Je klarer sie formuliert sind, desto besser kann ein Dienstleister arbeiten. Je vager sie bleiben, desto mehr Interpretation findet statt – mit entsprechendem Risiko.

Das bedeutet nicht, dass Sie technische Expertise mitbringen müssen. Es bedeutet, dass Sie fachliche Klarheit schaffen müssen. Der Unterschied ist wesentlich.

Was Sie vor dem ersten Gespräch klären sollten

Bevor Sie Angebote einholen oder Dienstleister kontaktieren, lohnt sich eine interne Bestandsaufnahme.

Schreiben Sie das Problem auf, nicht die Lösung. Was funktioniert heute nicht? Was kostet Zeit, Geld oder Nerven? Diese Beschreibung ist wertvoller als jede Lösungsidee.

Identifizieren Sie die Betroffenen. Wer arbeitet mit dem aktuellen Prozess? Wer wird mit der neuen Software arbeiten? Diese Personen haben Wissen, das Sie brauchen.

Definieren Sie den Entscheidungsrahmen. Welches Budget steht zur Verfügung? Welcher Zeitrahmen ist realistisch? Wer entscheidet final? Diese Parameter begrenzen den Lösungsraum – und das ist hilfreich.

Klären Sie Ihre eigene Rolle. Wie viel Zeit können Sie oder Ihre Mitarbeiter in das Projekt investieren? Software entsteht nicht ohne Beteiligung des Auftraggebers.

Eine Entscheidungsgrundlage schafft Klarheit

Viele der beschriebenen Probleme lassen sich vermeiden, wenn vor Projektstart eine strukturierte Grundlage erarbeitet wird. Nicht als technisches Konzept, sondern als fachliche Dokumentation: Was soll erreicht werden? Was gehört dazu, was nicht? Welche Anforderungen bestehen?

Eine solche Grundlage dient mehreren Zwecken: Sie schafft intern Klarheit über Ziele und Umfang. Sie ermöglicht vergleichbare Angebote von Dienstleistern. Und sie reduziert das Risiko von Missverständnissen im Projektverlauf.

Ob diese Grundlage intern erarbeitet oder mit externer Unterstützung erstellt wird, hängt von den verfügbaren Ressourcen ab. Entscheidend ist, dass sie existiert – bevor die erste Zeile Code geschrieben wird.

Fazit

Ein Softwareprojekt zu starten ist kein technischer Akt. Es ist eine Reihe von Entscheidungen – über Ziele, Umfang, Verantwortlichkeiten und Erwartungen.

Wenn diese Entscheidungen fehlen, übernimmt der Projektverlauf die Klärung. Das ist teurer, langsamer und führt seltener zum gewünschten Ergebnis.

Die Alternative ist keine aufwendige Analysephase. Es ist die bewusste Entscheidung, Klarheit zu schaffen, bevor Umsetzung beginnt. Das kostet Zeit. Aber deutlich weniger als die Alternativen.