Softwareprojekt intern oder extern umsetzen? Eine Entscheidungsgrundlage

Die Frage steht früher oder später in jedem Unternehmen im Raum: Sollen wir die geplante Software selbst entwickeln oder einen externen Dienstleister beauftragen? In der Praxis wird diese Entscheidung häufig aus dem Moment heraus getroffen. Ein Mitarbeiter hat gerade Kapazität. Oder ein bekannter Dienstleister hat ein gutes Angebot gemacht. Oder die IT-Abteilung signalisiert, dass sie das Projekt übernehmen könnte.

Das Problem: Solche Entscheidungen basieren auf der aktuellen Situation, nicht auf einer strategischen Analyse. Dabei hat die Wahl zwischen interner und externer Umsetzung Konsequenzen, die weit über das einzelne Projekt hinausreichen.

Warum diese Entscheidung oft falsch getroffen wird

In vielen Unternehmen wird die Frage "intern oder extern" wie eine Ressourcenentscheidung behandelt. Wer hat gerade Zeit? Was kostet weniger? Welche Variante geht schneller?

Diese Fragen sind nicht unwichtig. Aber sie greifen zu kurz.

Die Umsetzungsform eines Softwareprojekts bestimmt, wo Know-how aufgebaut wird, wer langfristig Verantwortung trägt und wie flexibel das Unternehmen bei späteren Änderungen reagieren kann. Eine Entscheidung, die heute Ressourcen spart, kann in drei Jahren strategische Abhängigkeiten schaffen.

Der Grund für diese Fehlentscheidungen liegt meist in fehlendem Entscheidungsrahmen. Ohne klare Kriterien orientieren sich Verantwortliche an dem, was greifbar ist: Budget, Verfügbarkeit, persönliche Präferenzen.

Typische Fehleinschätzungen bei der Wahl intern oder extern

Einige Annahmen halten sich hartnäckig – obwohl sie in der Praxis selten zutreffen.

"Intern ist günstiger, weil wir die Leute ja schon haben."

Diese Rechnung ignoriert Opportunitätskosten. Entwickler, die an einem internen Projekt arbeiten, fehlen für andere Aufgaben. Dazu kommen Overhead-Kosten für Führung, Infrastruktur und Koordination. Und wenn das Projekt scheitert oder länger dauert als geplant, trägt das Unternehmen das volle Risiko.

"Extern geht schneller, weil die Dienstleister Erfahrung haben."

Externe Teams bringen Erfahrung mit – aber nicht mit den spezifischen Prozessen, Systemen und Anforderungen des Unternehmens. Die Einarbeitungszeit wird regelmäßig unterschätzt. Und wenn die Anforderungen unklar sind, hilft auch ein erfahrener Dienstleister nicht weiter.

"Wir machen das intern, dann haben wir die Kontrolle."

Kontrolle entsteht nicht automatisch durch interne Umsetzung. Sie entsteht durch klare Anforderungen, definierte Meilensteine und strukturierte Reviews. Diese Instrumente funktionieren mit internen Teams genauso wie mit externen – vorausgesetzt, sie werden eingesetzt.

"Extern ist riskant, weil wir abhängig werden."

Abhängigkeit entsteht durch fehlende Dokumentation und proprietäre Lösungen, nicht durch externe Umsetzung an sich. Ein sauber dokumentiertes Projekt mit offenem Quellcode kann jederzeit von einem anderen Team weitergeführt werden – egal ob intern oder extern.

Kriterien für eine fundierte Entscheidung

Die Wahl zwischen Softwareentwicklung intern oder extern sollte auf strategischen Kriterien basieren, nicht auf kurzfristiger Verfügbarkeit.

Strategische Bedeutung der Software

Bildet die Software einen Kern des Geschäftsmodells? Verschafft sie einen Wettbewerbsvorteil? Dann spricht vieles dafür, das Know-how intern aufzubauen. Unterstützt die Software hingegen Standardprozesse ohne Differenzierungspotenzial, ist externe Umsetzung oft sinnvoller.

Langfristiger Entwicklungsbedarf

Wird die Software nach dem Launch kontinuierlich weiterentwickelt? Oder handelt es sich um ein abgeschlossenes Projekt mit überschaubarem Wartungsaufwand? Bei hohem Weiterentwicklungsbedarf amortisiert sich der Aufbau eines internen Teams eher als bei einmaligen Projekten.

Verfügbare Kompetenz

Hat das Unternehmen bereits Entwickler mit relevanter Erfahrung? Oder müsste erst ein Team aufgebaut werden? Der Aufbau eines Entwicklungsteams dauert Monate bis Jahre und erfordert nicht nur Budget, sondern auch Führungskompetenz.

Risikobereitschaft

Interne Umsetzung bedeutet: Das Unternehmen trägt das volle Projektrisiko. Bei externer Umsetzung lässt sich ein Teil des Risikos vertraglich auf den Dienstleister übertragen. Allerdings nur, wenn die Anforderungen klar genug definiert sind, um verbindliche Vereinbarungen zu treffen.

Zeithorizont

Kurzfristige Projekte mit klarem Scope sind für externe Umsetzung prädestiniert. Langfristige Vorhaben mit unklarer Entwicklung erfordern Flexibilität, die interne Teams besser bieten können.

Langfristige Auswirkungen beider Wege

Die Entscheidung wirkt über das einzelne Projekt hinaus.

Bei interner Umsetzung baut das Unternehmen Know-how auf, das für künftige Projekte genutzt werden kann. Gleichzeitig entstehen dauerhafte Personalkosten, auch wenn gerade kein Projekt ansteht. Und die Qualität hängt davon ab, ob es gelingt, gute Entwickler zu gewinnen und zu halten.

Bei externer Umsetzung bleibt das Unternehmen flexibel und kann Kapazitäten nach Bedarf skalieren. Dafür entsteht kein internes Know-how, und bei jedem neuen Projekt beginnt die Einarbeitung von vorn. Die Qualität hängt von der Wahl des Dienstleisters und der Klarheit der Anforderungen ab.

Beide Wege sind legitim. Aber sie passen zu unterschiedlichen Situationen.

So treffen Sie die Entscheidung strukturiert

Eine fundierte Entscheidung erfordert drei Dinge:

Erstens: Klarheit über die Anforderungen. Ohne zu wissen, was genau umgesetzt werden soll, lässt sich weder der interne Aufwand realistisch schätzen noch ein sinnvolles Angebot von externen Dienstleistern einholen.

Zweitens: Eine ehrliche Einschätzung der eigenen Kapazitäten. Nicht nur, ob Entwickler verfügbar sind, sondern ob sie die nötige Erfahrung mitbringen und ob die Organisation bereit ist, ein Softwareprojekt zu führen.

Drittens: Eine strategische Einordnung. Passt die Software zum Kerngeschäft? Ist langfristiger Entwicklungsbedarf absehbar? Wie hoch ist das Risiko bei Scheitern oder Verzögerung?

Auf dieser Grundlage lässt sich eine Entscheidung treffen, die nicht nur heute Sinn ergibt, sondern auch in drei Jahren noch tragfähig ist.

Fazit

Die Frage, ob ein Softwareprojekt intern oder extern umgesetzt wird, verdient mehr Aufmerksamkeit als die meisten Unternehmen ihr geben. Es ist keine Ressourcenfrage, die sich aus der aktuellen Auslastung ableiten lässt. Es ist eine strategische Entscheidung über Know-how-Aufbau, Abhängigkeiten und langfristige Flexibilität.

Die richtige Antwort hängt von der Situation ab. Aber eine fundierte Entscheidung setzt voraus, dass die Anforderungen klar sind und die strategischen Implikationen beider Wege verstanden werden. Wer diese Grundlagen schafft, trifft eine Entscheidung, die zum Unternehmen passt – nicht zum Zufall.