Warum ein Softwarekonzept wichtiger ist als ein Angebot

Drei Angebote auf dem Tisch – und keine Entscheidungsgrundlage

Die Situation ist vertraut: Ein Softwareprojekt steht an, der Druck wächst, und die naheliegende Reaktion ist, Angebote einzuholen. Drei Dienstleister werden angefragt, drei Angebote landen auf dem Tisch. Die Preise liegen zwischen 45.000 und 120.000 Euro.

Jetzt beginnt die eigentliche Schwierigkeit. Die Angebote lassen sich nicht vergleichen. Jeder Anbieter hat andere Annahmen getroffen, anderen Funktionsumfang kalkuliert, andere Risiken eingepreist. Was als Entscheidungsgrundlage gedacht war, erzeugt neue Unsicherheit.

Das Problem liegt nicht bei den Anbietern. Es liegt daran, dass eine wesentliche Vorarbeit fehlt: ein Softwarekonzept, das definiert, was eigentlich gebaut werden soll.

Warum Angebote ohne Konzept entstehen

Der Wunsch nach schnellen Angeboten ist nachvollziehbar. Ein Angebot wirkt wie ein konkreter Schritt nach vorn. Es gibt eine Zahl, einen Zeitrahmen, einen Ansprechpartner. Das fühlt sich nach Fortschritt an.

Gleichzeitig stehen Softwareanbieter unter Wettbewerbsdruck. Sie wollen den Auftrag. Also erstellen sie Angebote auf Basis dessen, was sie verstanden haben – auch wenn die Informationslage dünn ist. Lücken werden mit Annahmen gefüllt, Unklarheiten mit Puffern abgesichert.

Das Ergebnis: Jedes Angebot beschreibt ein anderes Projekt. Nicht aus Absicht, sondern aus Notwendigkeit. Wo keine klare Spezifikation existiert, interpretiert jeder Anbieter die Anforderungen anders.

Für Entscheider entsteht dadurch ein Dilemma. Die Angebote suggerieren Vergleichbarkeit, die nicht existiert. Der günstigste Preis kann das teuerste Projekt bedeuten – wenn wesentliche Anforderungen nicht eingepreist wurden und später als Change Requests auftauchen.

Typische Fehlannahmen bei der Angebotsbewertung

"Mehr Angebote bedeuten bessere Entscheidungen"

Diese Annahme übersieht, dass die Qualität einer Entscheidung von der Qualität der Grundlage abhängt. Fünf Angebote auf Basis vager Anforderungen liefern fünf verschiedene Interpretationen – aber keine Klarheit darüber, welche Interpretation die richtige ist.

"Ein detailliertes Angebot zeigt, dass der Anbieter verstanden hat"

Detailtiefe in einem Angebot kann ein gutes Zeichen sein. Sie kann aber auch bedeuten, dass der Anbieter seine eigene Interpretation Ihrer Anforderungen dokumentiert hat. Ohne ein gemeinsames Verständnis dessen, was gebaut werden soll, bleibt unklar, ob diese Interpretation stimmt.

"Der Anbieter wird schon nachfragen, wenn etwas unklar ist"

Im Wettbewerb um einen Auftrag sind Anbieter zurückhaltend mit kritischen Rückfragen. Zu viele Nachfragen könnten als Inkompetenz interpretiert werden. Also werden Lücken still gefüllt – mit Annahmen, die Sie erst bei der Umsetzung erfahren.

"Ein Festpreisangebot gibt mir Sicherheit"

Festpreise geben Sicherheit über den Preis für einen definierten Leistungsumfang. Die Frage ist, ob dieser Leistungsumfang das beschreibt, was Sie tatsächlich brauchen. Wenn das Konzept fehlt, definiert der Anbieter den Umfang – und Sie zahlen für alles, was darüber hinausgeht.

Was ein Softwarekonzept leistet – und was ein Angebot nicht leisten kann

Ein Softwarekonzept zu erstellen bedeutet, die wesentlichen Fragen zu klären, bevor es um Preise geht. Es dokumentiert nicht nur, was das System können soll, sondern auch, warum bestimmte Funktionen wichtig sind, wie sie zusammenhängen und welche Randbedingungen gelten.

Ein Softwarekonzept beantwortet:

• Welches Problem soll die Software lösen?
• Wer sind die Nutzer und was brauchen sie konkret?
• Welche Prozesse werden unterstützt oder verändert?
• Wie fügt sich die neue Lösung in bestehende Systeme ein?
• Welche Funktionen sind unverzichtbar, welche wünschenswert?
• Welche technischen und organisatorischen Randbedingungen bestehen?

Ein Angebot hingegen beantwortet:

• Was kostet die Umsetzung dessen, was wir verstanden haben?
• Wie lange dauert es nach unserer Einschätzung?
• Welche Leistungen sind im Preis enthalten?

Der Unterschied ist grundlegend. Das Angebot setzt voraus, dass das "Was" geklärt ist. Es bepreist eine Lösung. Wenn die Lösung aber nicht präzise definiert ist, bepreist es eine Annahme.

Die richtige Reihenfolge bei einem Software-Projekt-Konzept

Die Versuchung, direkt mit Angeboten zu starten, ist groß. Aber die Reihenfolge hat Konsequenzen für den gesamten Projektverlauf.

Schritt 1: Ziele und Rahmenbedingungen klären

Bevor über Funktionen gesprochen wird, braucht es Klarheit über die Ziele. Welches Geschäftsproblem soll gelöst werden? Welche Verbesserung wird erwartet? Woran wird der Erfolg gemessen?

Schritt 2: Anforderungen systematisch erheben

Nicht als Wunschliste, sondern strukturiert: Wer braucht was, warum und in welchem Kontext? Das schließt auch ein, was nicht gebraucht wird – denn jede Funktion kostet Geld und Komplexität.

Schritt 3: Konzept unabhängig erstellen

Das Softwarekonzept sollte unabhängig von einem bestimmten Anbieter entstehen. Es beschreibt die Lösung so, dass verschiedene Dienstleister auf der gleichen Grundlage kalkulieren können. Das Konzept gehört Ihnen – nicht dem, der es später umsetzt.

Schritt 4: Angebote auf Basis des Konzepts einholen

Jetzt sind Angebote vergleichbar. Alle Anbieter kalkulieren dasselbe Vorhaben. Preisunterschiede lassen sich auf tatsächliche Unterschiede in Herangehensweise oder Tagessätzen zurückführen – nicht auf unterschiedliche Interpretationen der Anforderungen.

Schritt 5: Entscheidung treffen

Mit einem klaren Konzept und vergleichbaren Angeboten können Sie entscheiden: Welcher Anbieter passt zu Ihrem Vorhaben, Ihrer Arbeitsweise, Ihrem Budget?

Wann sich ein Softwarekonzept lohnt

Nicht jedes Vorhaben erfordert ein ausgearbeitetes Konzept. Für kleine Anpassungen an bestehenden Systemen oder klar standardisierte Lösungen kann ein Gespräch mit dem Anbieter ausreichen.

Ein Softwarekonzept lohnt sich, wenn:

• Das Projektvolumen 30.000 Euro übersteigt
• Mehrere Fachbereiche betroffen sind
• Die Anforderungen nicht vollständig klar sind
• Verschiedene Lösungswege möglich scheinen
• Die Entscheidung langfristige Konsequenzen hat
• Mehrere Anbieter in Frage kommen

In diesen Fällen übersteigt der Nutzen eines fundierten Konzepts dessen Kosten deutlich. Die Investition in Klarheit spart Geld, Zeit und Reibung im späteren Projekt.

Ein Software-Angebot bewerten: Was wirklich zählt

Wenn Angebote auf Basis eines soliden Konzepts eingehen, lassen sich die relevanten Kriterien prüfen:

Vollständigkeit: Deckt das Angebot alle Anforderungen aus dem Konzept ab? Wo werden Leistungen ausgeschlossen?

Transparenz: Ist nachvollziehbar, wie der Preis zustande kommt? Welche Annahmen wurden getroffen?

Risikoverständnis: Wie geht der Anbieter mit Unsicherheiten um? Werden sie offen benannt oder versteckt?

Change-Management: Was passiert, wenn sich Anforderungen ändern? Wie wird mit zusätzlichem Aufwand umgegangen?

Kommunikation: Wie hat der Anbieter auf das Konzept reagiert? Wurden sinnvolle Rückfragen gestellt?

Diese Fragen lassen sich nur beantworten, wenn eine klare Grundlage existiert. Ohne Konzept bleibt die Angebotsbewertung Spekulation.

Entscheidungsgrundlage vor Angeboten schaffen

Ein Softwareprojekt beginnt nicht mit einem Angebot, sondern mit Klarheit über das Vorhaben. Das Konzept schafft diese Klarheit – unabhängig davon, wer das Projekt später umsetzt.

Wer zuerst Angebote einholt und dann versucht, sie zu vergleichen, trifft Entscheidungen auf unsicherer Basis. Wer zuerst ein Konzept erstellt, weiß, was verglichen wird.

Die Reihenfolge entscheidet.

Fazit

Die Frage "Was kostet die Software?" kommt oft zu früh. Solange nicht klar ist, was genau gebaut werden soll, können Angebote nur Annahmen bepreisen. Das führt zu Preisen, die nicht vergleichbar sind, und zu Projekten, die anders verlaufen als erwartet.

Ein Softwarekonzept beantwortet die Fragen, die ein Angebot voraussetzt. Es kostet Zeit und Geld – aber deutlich weniger als ein Projekt, das an unklaren Anforderungen scheitert.

Wer die Entscheidungsgrundlage vor den Angeboten schafft, trifft bessere Entscheidungen.