Warum Aufwandsschätzungen ohne klare Anforderungen wertlos sind

Sie haben eine Softwareidee, holen drei Angebote ein – und erhalten Zahlen, die sich um den Faktor drei unterscheiden. 40.000 Euro hier, 120.000 Euro dort. Beide Anbieter wirken kompetent. Beide haben Referenzen. Trotzdem könnten ihre Einschätzungen kaum weiter auseinander liegen.

Die naheliegende Reaktion: Einer der Anbieter liegt falsch. Vielleicht will einer zu viel verdienen, vielleicht unterschätzt ein anderer den Aufwand. In Wahrheit liegt das Problem oft woanders – nämlich bei der Frage, die Sie gestellt haben.

Wer Software Aufwand schätzen lässt, ohne vorher zu klären, was genau geschätzt werden soll, erhält keine Angebote. Er erhält Interpretationen.

Warum frühe Schätzungen systematisch scheitern

Eine Aufwandsschätzung ist eine Prognose. Wie jede Prognose braucht sie eine Grundlage. Je dünner diese Grundlage, desto mehr muss der Schätzende annehmen, vermuten, interpretieren.

Wenn Sie einem Softwareanbieter sagen: "Wir brauchen ein Kundenportal mit Dokumentenverwaltung", dann klingt das nach einer klaren Aufgabe. Aber schon bei diesem Satz entstehen Dutzende offene Fragen:

• Welche Dokumente? PDFs, Bilder, Videos?
• Wer lädt hoch – Kunden, Mitarbeiter, beide?
• Gibt es Freigabeprozesse?
• Wie groß werden die Dateien?
• Wie viele Nutzer gleichzeitig?
• Welche Berechtigungen braucht wer?
• Muss das System mit anderen Anwendungen kommunizieren?

Jede dieser Fragen verändert den Aufwand – teilweise erheblich. Ein Dokumentenupload mit Freigabe-Workflow ist etwas anderes als ein simpler Dateiablageordner. Eine Integration in Ihr ERP-System ist etwas anderes als ein alleinstehender Prototyp.

Anbieter wissen das. Aber sie stehen unter Druck, trotzdem eine Zahl zu nennen. Also füllen sie die Lücken mit eigenen Annahmen. Der eine nimmt an, Sie wollen es einfach. Der andere nimmt an, Sie wollen es vollständig. Beide schätzen seriös – nur eben etwas Unterschiedliches.

Typische Missverständnisse beim Software Projekt Aufwand

"Mehr Angebote führen zu besserer Vergleichbarkeit."

Das Gegenteil ist häufig der Fall. Je mehr Anbieter Sie ohne klare Spezifikation anfragen, desto mehr unterschiedliche Interpretationen erhalten Sie. Die Streuung wird größer, nicht kleiner. Sie vergleichen am Ende nicht Preise, sondern Vorstellungen.

"Erfahrene Anbieter können auch mit wenig Input schätzen."

Erfahrung hilft, bekannte Muster schneller zu erkennen. Sie ersetzt aber nicht das Wissen darüber, was Sie konkret brauchen. Ein erfahrener Anbieter kann besser einschätzen, was ein typisches Kundenportal kostet. Er kann nicht wissen, ob Ihr Kundenportal typisch ist – wenn Sie es selbst noch nicht wissen.

"Eine grobe Schätzung reicht für die Budgetplanung."

Grobe Schätzungen haben eine Schwankungsbreite von 100 bis 400 Prozent. Das ist keine Planungsbasis, das ist ein Glücksspiel. Wenn Ihr Budget bei 50.000 Euro liegt und die tatsächlichen Kosten zwischen 30.000 und 150.000 Euro liegen könnten, haben Sie keine Entscheidungsgrundlage.

"Wir klären Details später mit dem Anbieter."

Das stimmt – aber "später" heißt dann: während der Umsetzung. Und während der Umsetzung kosten Änderungen und Nachträge ein Vielfaches dessen, was sie in der Konzeptphase gekostet hätten. Wer Anforderungen aufschiebt, zahlt dafür – in Euro, in Zeit, in Nerven.

Was eine belastbare Schätzung braucht

Eine Aufwandsschätzung wird belastbar, wenn der Schätzende nicht mehr raten muss. Das bedeutet nicht, dass jedes Detail vorab geklärt sein muss. Aber die wesentlichen Fragen sollten beantwortet sein:

Funktionaler Umfang: Was soll die Software tun? Welche Prozesse soll sie unterstützen? Welche nicht? Die Abgrenzung ist genauso wichtig wie die Beschreibung.

Nutzerrollen und Berechtigungen: Wer arbeitet mit dem System? Welche Rechte hat wer? Wie viele verschiedene Rollen gibt es?

Integrationen: Muss die Software mit anderen Systemen kommunizieren? Welche Daten fließen wohin? Gibt es Schnittstellen, die genutzt werden können?

Nicht-funktionale Anforderungen: Wie viele Nutzer gleichzeitig? Welche Antwortzeiten werden erwartet? Welche Sicherheitsanforderungen gibt es?

Rahmenbedingungen: Welche Technologien sind gesetzt? Gibt es interne Vorgaben? Zeitliche Einschränkungen?

Je mehr dieser Fragen geklärt sind, desto enger wird der Korridor für die Schätzung. Aus "irgendwo zwischen 30.000 und 150.000 Euro" wird "wahrscheinlich 65.000 bis 85.000 Euro". Das ist immer noch eine Spanne – aber eine, mit der sich arbeiten lässt.

Software Kosten schätzen: Der Weg zu realistischen Zahlen

Wenn Sie belastbare Zahlen für Ihr Softwareprojekt wollen, brauchen Sie einen Zwischenschritt zwischen Idee und Angebot. Dieser Schritt heißt nicht "mehr Anbieter fragen". Er heißt: Anforderungen klären.

Das können Sie auf verschiedene Wegen tun:

Intern: Wenn Sie Mitarbeiter mit Erfahrung in der Softwareentwicklung haben, können diese die wesentlichen Fragen strukturieren. Das funktioniert bei einfachen Vorhaben und wenn die fachlichen Anforderungen klar sind.

Mit einem unabhängigen Berater: Eine externe Perspektive hilft, blinde Flecken zu erkennen und Anforderungen so zu formulieren, dass verschiedene Anbieter sie gleich verstehen. Das kostet Zeit und Geld – aber es macht die anschließenden Angebote vergleichbar.

Mit einem strukturierten Konzept: Ein ausgearbeitetes Softwarekonzept dokumentiert alle relevanten Anforderungen, Prozesse und Schnittstellen. Es dient als gemeinsame Grundlage für Anbieter und Auftraggeber. Wer auf dieser Basis schätzt, schätzt dasselbe.

Der Aufwand für diese Vorarbeit liegt bei größeren Projekten im Bereich von einigen Tausend Euro. Der Aufwand für Fehlentwicklungen, die aus unklaren Anforderungen resultieren, liegt regelmäßig im fünf- oder sechsstelligen Bereich.

Was Sie jetzt tun können

Bevor Sie das nächste Angebot anfordern, stellen Sie sich diese Fragen:

1. Kann ich in zwei Absätzen beschreiben, was die Software genau tun soll – und was nicht?
2. Weiß ich, welche Nutzerrollen es geben wird und welche Rechte sie haben?
3. Kann ich benennen, mit welchen anderen Systemen die Software zusammenarbeiten muss?
4. Habe ich ein Gefühl dafür, wie viele Nutzer gleichzeitig arbeiten werden?

Wenn Sie mehr als eine dieser Fragen mit "Nein" oder "Ungefähr" beantworten, ist Ihr Projekt noch nicht schätzreif. Das ist kein Problem – es ist der Normalfall. Aber es bedeutet, dass der nächste Schritt nicht das Einholen von Angeboten ist, sondern das Schaffen einer Grundlage, auf der Angebote Sinn ergeben.

Fazit

Aufwandsschätzungen scheitern selten an der Kompetenz der Schätzenden. Sie scheitern an der Grundlage, auf der geschätzt wird. Wer Software Aufwand schätzen lässt, ohne vorher zu klären, was genau gebraucht wird, erhält Zahlen, die mehr über die Annahmen des Anbieters aussagen als über die tatsächlichen Kosten des Projekts.

Die Investition in eine saubere Anforderungsklärung zahlt sich aus – nicht als Selbstzweck, sondern als Voraussetzung für eine Entscheidung, die auf mehr basiert als auf Hoffnung und dem niedrigsten Angebot.