Warum Softwareangebote kaum vergleichbar sind

Sie haben drei Angebote für Ihr Softwareprojekt angefragt. Jetzt liegen die Dokumente vor Ihnen: Ein Anbieter kalkuliert 45.000 Euro, der zweite 120.000 Euro, der dritte bietet einen Tagessatz an und schätzt "zwischen vier und acht Monaten". Alle drei haben dieselbe Projektbeschreibung erhalten.

Die Frage, welches Angebot das beste ist, lässt sich nicht beantworten. Nicht, weil die Anbieter unseriös wären. Sondern weil die Angebote unterschiedliche Projekte beschreiben.

Warum Softwareangebote so unterschiedlich ausfallen

Ein Softwareangebot kann nur so präzise sein wie die Anfrage, auf der es basiert. Wenn Sie einem Anbieter schreiben, dass Sie "eine Plattform zur Verwaltung von Kundenanfragen" benötigen, beginnt auf seiner Seite ein Interpretationsprozess.

Was bedeutet "Plattform"? Eine Webanwendung? Eine mobile App? Beides? Was heißt "Verwaltung"? Erfassen, zuweisen, bearbeiten, auswerten? Welche Kundenanfragen? Per E-Mail, Telefon, Formular? Wie viele Nutzer arbeiten damit? Welche Systeme müssen angebunden werden?

Jeder Anbieter beantwortet diese Fragen für sich – auf Basis von Erfahrung, Annahmen und Risikoeinschätzung. Der eine geht vom Minimalfall aus, der andere kalkuliert Puffer für Unvorhergesehenes ein. Beide handeln vernünftig. Beide liefern Angebote, die mit Ihrer ursprünglichen Vorstellung wenig zu tun haben müssen.

Das Problem liegt nicht bei den Anbietern. Es liegt in der Lücke zwischen dem, was Sie im Kopf haben, und dem, was in Ihrer Anfrage steht.

Drei verbreitete Annahmen, die in die Irre führen

"Je detaillierter das Angebot, desto seriöser der Anbieter."

Ein umfangreiches Angebot zeigt zunächst nur, dass der Anbieter viel geschrieben hat. Ob die beschriebenen Funktionen Ihren tatsächlichen Bedarf treffen, können Sie ohne eigene Anforderungsdokumentation nicht prüfen. Ein schlankes Angebot kann auf Erfahrung basieren, ein umfangreiches auf Missverständnissen.

"Der günstigste Anbieter hat am besten verstanden, was wir brauchen."

Niedrige Preise entstehen oft durch optimistische Annahmen, reduzierten Funktionsumfang oder die Erwartung, Unklarheiten später durch Change Requests abzurechnen. Ein günstiges Angebot bedeutet nicht, dass weniger Arbeit anfällt – nur dass weniger Arbeit eingepreist wurde.

"Wenn wir mehrere Angebote vergleichen, finden wir das richtige."

Vergleichbarkeit setzt eine gemeinsame Basis voraus. Wenn jeder Anbieter ein anderes Projekt kalkuliert, vergleichen Sie keine Angebote, sondern Interpretationen. Die Entscheidung fällt dann nach Kriterien, die mit der Projektqualität wenig zu tun haben: Preis, Sympathie, Zufall.

Woran Sie erkennen, dass Ihre Anfrage zu vage war

Einige Signale deuten darauf hin, dass die Grundlage für vergleichbare Angebote fehlt:

Die Preisspannen zwischen den Angeboten betragen mehr als Faktor zwei. Bei einem klar definierten Projekt liegen seriöse Anbieter näher beieinander.

Die Angebote beschreiben unterschiedliche Funktionsumfänge, obwohl alle dieselbe Anfrage erhalten haben. Wenn ein Anbieter ein Reporting-Modul aufführt und ein anderer nicht, haben beide unterschiedliche Projekte verstanden.

Die Anbieter stellen viele Rückfragen – oder auffällig wenige. Viele Fragen zeigen, dass die Anfrage Interpretationsspielraum lässt. Keine Fragen können bedeuten, dass der Anbieter seine eigenen Annahmen nicht offenlegt.

Die Zeitschätzungen variieren stark. Wenn ein Anbieter drei Monate veranschlagt und ein anderer neun, rechnen sie nicht nur unterschiedlich schnell – sie planen unterschiedliche Projekte.

Was fehlt, wenn Angebote nicht vergleichbar sind

Die Lücke zwischen Ihrer Vorstellung und den eingehenden Angeboten lässt sich benennen. Es fehlt ein Dokument, das unabhängig von technischen Lösungswegen beschreibt, was die Software leisten soll.

Dieses Dokument beantwortet Fragen wie:

• Welches Problem löst die Software, und für wen?
• Welche Funktionen sind notwendig, welche optional?
• Welche Nutzerrollen gibt es, und was darf jede Rolle tun?
• Welche bestehenden Systeme müssen angebunden werden?
• Welche Daten werden verarbeitet, und welche Anforderungen gelten für sie?
• Welche Rahmenbedingungen bestehen hinsichtlich Budget, Zeit und Betrieb?

Ohne diese Grundlage liefert jeder Anbieter ein Angebot auf Basis eigener Vermutungen. Mit dieser Grundlage kalkulieren alle auf derselben Basis. Erst dann werden Preise, Zeitschätzungen und Leistungsumfänge vergleichbar.

Der Schritt, der vor der Angebotsanfrage fehlt

Die meisten Unternehmen beginnen ihre Softwareprojekte mit einer Angebotsanfrage. Das erscheint logisch: Man möchte wissen, was das Projekt kostet, bevor man sich festlegt.

Doch diese Reihenfolge führt zu dem beschriebenen Problem. Ohne definierte Anforderungen kann kein Anbieter einen verlässlichen Preis nennen. Die Angebote, die Sie erhalten, sind Schätzungen auf Basis von Annahmen – und damit schwer vergleichbar und als Entscheidungsgrundlage nur bedingt geeignet.

Die Alternative: Klären Sie zuerst, was Sie brauchen. Erstellen Sie oder lassen Sie eine Anforderungsbeschreibung erstellen, die unabhängig von Anbietern und Technologien funktioniert. Ein solches Dokument gehört Ihnen, Sie können es an beliebige Anbieter weitergeben, und Sie erhalten Angebote, die tatsächlich dasselbe Projekt beschreiben.

Diese Vorarbeit kostet Zeit und unter Umständen Geld. Sie spart beides in den Phasen danach – bei der Anbieterauswahl, in der Umsetzung und im Betrieb.

Softwareangebote bewerten: Worauf es wirklich ankommt

Wenn die Grundlage stimmt, lassen sich Angebote nach Kriterien bewerten, die für Ihr Projekt relevant sind:

Vollständigkeit: Sind alle geforderten Funktionen adressiert? Fehlt etwas, das Sie als selbstverständlich vorausgesetzt haben?

Annahmen: Welche Voraussetzungen nennt der Anbieter? Sind diese realistisch? Stimmen sie mit Ihrer Situation überein?

Risiken: Wie geht der Anbieter mit Unsicherheiten um? Sind Puffer eingepreist? Gibt es Festpreisbestandteile und variable Anteile?

Leistungsabgrenzung: Was ist enthalten, was nicht? Wer ist für Hosting, Wartung, Support zuständig?

Nachvollziehbarkeit: Können Sie den kalkulierten Aufwand grob einordnen, auch ohne technisches Detailwissen?

Diese Prüfung setzt voraus, dass Sie selbst wissen, was Sie brauchen. Ohne eigene Anforderungsbasis prüfen Sie nur, wie überzeugend ein Anbieter schreibt.

Fazit

Softwareangebote lassen sich nur vergleichen, wenn sie auf derselben Grundlage erstellen wurden. Fehlt diese Grundlage, vergleichen Sie Interpretationen statt Leistungen. Die Investition in eine klare Anforderungsbeschreibung vor der Angebotsphase ist keine Verzögerung, sondern die Voraussetzung für eine fundierte Entscheidung.