Warum Angebote ohne klare Anforderungen wertlos sind

Sie haben drei Angebote für Ihre geplante Software auf dem Tisch. Die Preise reichen von 45.000 bis 120.000 Euro. Alle drei Anbieter haben dasselbe Briefing erhalten. Trotzdem könnten die Unterschiede kaum größer sein.

Das ist kein Zufall. Und es liegt nicht daran, dass ein Anbieter besonders günstig oder ein anderer besonders teuer kalkuliert. Der Grund ist einfacher: Ohne klare Anforderungen bewertet jeder Anbieter etwas anderes. Was wie ein konkreter Preis aussieht, ist in Wahrheit eine Schätzung auf Basis individueller Annahmen.

Warum Anbieter trotzdem Angebote abgeben

Wenn Sie als Geschäftsführung oder Einkauf ein Software-Angebot anfordern, werden Sie eines bekommen. Das ist keine Frage. Anbieter wissen, dass sie ohne Angebot nicht im Rennen sind. Also liefern sie – auch wenn die Informationslage dünn ist.

Das ist nachvollziehbar und kein Vorwurf. Es ist wirtschaftliche Realität. Ein Anbieter, der sagt "Ihre Anforderungen reichen nicht für ein seriöses Angebot", riskiert, dass Sie zum nächsten gehen. Also füllt er die Lücken mit eigenen Annahmen.

Das Problem: Diese Annahmen sind nicht transparent. Sie stehen selten im Angebot. Und sie unterscheiden sich von Anbieter zu Anbieter.

Die Scheingenauigkeit von Preisen

Ein Angebot über 67.500 Euro wirkt präzise. Es suggeriert, dass jemand kalkuliert hat. Dass die Zahl auf einer soliden Grundlage steht.

In vielen Fällen ist das Gegenteil der Fall. Der Preis basiert auf Erfahrungswerten aus ähnlichen Projekten, einer groben Einschätzung des Aufwands und einem Puffer für Unvorhergesehenes. Je weniger der Anbieter über Ihre tatsächlichen Anforderungen weiß, desto größer ist dieser Puffer – oder desto optimistischer die Annahmen.

Beide Varianten sind problematisch:

Zu hoher Puffer: Sie zahlen für Risiken, die bei klaren Anforderungen nicht existieren würden. Der Anbieter sichert sich ab, weil er nicht weiß, was auf ihn zukommt.

Zu optimistische Annahmen: Das Projekt startet günstig, aber die Nachträge kommen. Jede Anforderung, die nicht im ursprünglichen Angebot enthalten war, wird zusätzlich berechnet. Am Ende liegt der Preis oft deutlich über dem teuersten Ursprungsangebot.

Warum Software-Angebote ohne Anforderungen nicht vergleichbar sind

Stellen Sie sich vor, Sie lassen drei Handwerksbetriebe ein Angebot für "eine Küche" erstellen. Ohne weitere Angaben. Einer kalkuliert eine Standardküche vom Möbelhaus, einer eine Schreinerküche, einer eine Designerküche mit Kochinsel. Die Preise wären nicht vergleichbar – weil die Grundlage eine andere ist.

Bei Software ist das nicht anders. Nur ist es weniger offensichtlich.

Wenn Sie ein Software-Angebot bewerten, sehen Sie einen Preis und vielleicht eine Liste von Funktionen. Was Sie nicht sehen:

• Welche Funktionen der Anbieter als selbstverständlich voraussetzt
• Welche er bewusst ausgelassen hat
• Welche technischen Entscheidungen im Preis enthalten sind
• Welche Schnittstellen berücksichtigt wurden
• Wie viel Spielraum für Änderungen einkalkuliert ist

Ohne klare Anforderungen können Sie nicht wissen, ob zwei Anbieter überhaupt dasselbe anbieten. Das günstigste Angebot kann das teuerste werden, wenn es von anderen Annahmen ausgeht als Sie.

Die Risiken für Auftraggeber

Die Konsequenzen eines Software-Angebots ohne belastbare Grundlage tragen Sie als Auftraggeber. Nicht der Anbieter.

Budgetüberschreitungen: Wenn Anforderungen erst während der Umsetzung konkretisiert werden, entstehen Änderungsaufwände. Diese sind fast immer teurer als wenn sie von Anfang an bekannt gewesen wären.

Zeitverzögerungen: Unklare Anforderungen führen zu Rückfragen, Abstimmungsschleifen und Entscheidungsstaus. Das verzögert das Projekt – oft um Monate.

Qualitätsprobleme: Wenn der Anbieter Annahmen trifft, die nicht zu Ihren tatsächlichen Prozessen passen, entsteht Software, die am Bedarf vorbeigeht. Das bemerken Sie oft erst, wenn es zu spät ist.

Abhängigkeit: Je weiter ein Projekt fortgeschritten ist, desto schwieriger wird ein Anbieterwechsel. Wenn Sie erst nach Projektstart merken, dass die Zusammenarbeit nicht funktioniert, stecken Sie fest.

Was ein belastbares Angebot braucht

Ein Software-Projekt-Angebot ist dann belastbar, wenn der Anbieter auf derselben Grundlage kalkuliert wie Sie entscheiden. Das setzt voraus:

Klare Funktionsbeschreibungen: Nicht "ein CRM", sondern welche Prozesse das CRM abbilden soll, welche Nutzergruppen damit arbeiten und welche Daten erfasst werden.

Definierte Schnittstellen: Welche bestehenden Systeme angebunden werden müssen und wie der Datenaustausch funktionieren soll.

Priorisierte Anforderungen: Was ist unverzichtbar, was wäre wünschenswert, was kann warten? Ohne diese Unterscheidung kann kein Anbieter sinnvoll kalkulieren.

Kontextinformationen: Wer sind die Nutzer? Wie sieht der aktuelle Prozess aus? Welche Probleme sollen gelöst werden? Ohne diesen Kontext fehlt dem Anbieter die Grundlage für sinnvolle Vorschläge.

Was Sie konkret tun können

Bevor Sie Angebote einholen, investieren Sie Zeit in die Klärung Ihrer Anforderungen. Das muss kein monatelanges Projekt sein. Aber es sollte strukturiert passieren.

Sammeln Sie die Perspektiven der Beteiligten: Wer wird mit der Software arbeiten? Was brauchen diese Personen? Wo liegen die Schmerzpunkte im aktuellen Prozess?

Beschreiben Sie Ihre Prozesse: Nicht die gewünschte Lösung, sondern das Problem. Was passiert heute? Wo hakt es? Was soll nach der Einführung anders sein?

Unterscheiden Sie zwischen Muss und Kann: Nicht alles ist gleich wichtig. Machen Sie diese Unterscheidung explizit.

Dokumentieren Sie das Ergebnis: Schriftlich. So, dass ein Außenstehender verstehen kann, was Sie brauchen. Dieses Dokument ist die Grundlage für vergleichbare Angebote.

Erst wenn diese Grundlage steht, macht es Sinn, Angebote einzuholen. Dann können Sie Software-Angebote bewerten, weil Sie wissen, was bewertet werden soll.

Fazit

Ein Software-Angebot ohne klare Anforderungen ist keine Entscheidungsgrundlage. Es ist eine Schätzung auf Basis von Annahmen, die Sie nicht kennen. Die Preise sind nicht vergleichbar, die Risiken tragen Sie als Auftraggeber.

Die Alternative ist keine perfekte Spezifikation, sondern eine strukturierte Klärung dessen, was Sie tatsächlich brauchen. Diese Investition zahlt sich aus – in belastbaren Angeboten, realistischen Budgets und Projekten, die das liefern, was Sie erwartet haben.