Make or Buy: Wann sich Individualsoftware wirklich lohnt

Eine neue Software soll her. Der Prozess ist klar, das Budget grundsätzlich vorhanden, die Erwartungen formuliert. Und dann steht die Frage im Raum: Kaufen wir eine fertige Lösung – oder lassen wir entwickeln?

Die Antwort scheint oft einfach. Standardsoftware ist schneller verfügbar und günstiger. Oder: Nur Individualsoftware kann unsere Anforderungen wirklich abbilden. Beide Aussagen können zutreffen. Beide können falsch sein. Das Problem ist nicht die Entscheidung selbst. Das Problem ist, auf welcher Grundlage sie getroffen wird.

Warum diese Entscheidung so schwerfällt

Die Make-or-Buy-Entscheidung bei Software ist keine rein technische Frage. Sie berührt Unternehmensstrategie, Prozessgestaltung, Budgetplanung und langfristige Abhängigkeiten. Wer sie nur aus einer Perspektive betrachtet, übersieht wesentliche Faktoren.

Hinzu kommt: Die Entscheidung ist schwer revidierbar. Wer sich für eine Standardlösung entscheidet und sie einführt, hat investiert – in Lizenzen, Schulungen, Integrationen. Wer Individualsoftware entwickeln lässt, hat ebenfalls investiert – in Zeit, Budget und organisatorisches Wissen. Ein Wechsel ist möglich, aber teuer.

Diese Tragweite steht oft im Missverhältnis zur Gründlichkeit, mit der die Entscheidung vorbereitet wird. In vielen Unternehmen fällt sie auf Basis von Annahmen, Präferenzen oder dem, was ein Anbieter gerade überzeugend präsentiert hat.

Die häufigsten Fehleinschätzungen bei Make or Buy

"Standardsoftware ist immer günstiger"

Die Anschaffungskosten sind es meist. Die Gesamtkosten über fünf oder zehn Jahre nicht zwingend. Lizenzgebühren steigen, Anpassungen kosten extra, und wenn die Software nicht richtig passt, entstehen Workarounds – in Form von Excel-Listen, manuellen Prozessen oder Zusatzsystemen. Diese verdeckten Kosten tauchen in keiner initialen Kalkulation auf.

"Individualsoftware ist immer flexibler"

In der Theorie ja. In der Praxis hängt die Flexibilität von der Architektur ab, von der Dokumentation, von der Verfügbarkeit des Entwicklerteams. Schlecht konzipierte Individualsoftware kann starrer sein als eine gut konfigurierte Standardlösung. Flexibilität ist kein automatisches Merkmal von Eigenentwicklung.

"Unsere Prozesse sind zu speziell für Standardsoftware"

Das kann stimmen. Häufiger ist es eine Annahme, die nicht geprüft wurde. Viele Unternehmen unterschätzen, wie weit moderne Standardlösungen konfigurierbar sind. Gleichzeitig überschätzen sie, wie einzigartig ihre Prozesse tatsächlich sind. Die Frage ist nicht, ob Prozesse speziell erscheinen – sondern ob diese Spezifität geschäftskritisch ist.

"Wir können das später immer noch anpassen"

Bei Standardsoftware sind Anpassungen an enge Grenzen gebunden. Was der Hersteller nicht vorgesehen hat, lässt sich nicht oder nur mit erheblichem Aufwand ändern. Bei Individualsoftware sind Anpassungen möglich, aber nicht kostenfrei. Wer mit der Haltung "das regeln wir später" in ein Projekt geht, wird später zahlen – in der einen oder anderen Form.

Welche Faktoren die Entscheidung wirklich bestimmen

Die Make-or-Buy-Entscheidung bei Software lässt sich anhand von vier Dimensionen strukturieren:

1. Strategische Bedeutung des Prozesses

Unterstützt die Software einen Kernprozess, der Sie im Wettbewerb differenziert? Oder handelt es sich um einen Standardprozess, den jedes Unternehmen Ihrer Branche ähnlich abwickelt?

Für Kernprozesse, die Ihre Marktposition ausmachen, kann Individualsoftware sinnvoll sein. Sie ermöglicht genau die Abläufe, die Sie von Wettbewerbern unterscheiden. Für Standardprozesse wie Buchhaltung, Reisekostenabrechnung oder allgemeine Projektverwaltung ist Standardsoftware meist die bessere Wahl.

2. Passgenauigkeit vorhandener Lösungen

Wie gut bilden verfügbare Standardlösungen Ihre Anforderungen ab? Nicht die Anforderungen, die Sie gerne hätten – sondern die, die Sie tatsächlich brauchen.

Eine Standardlösung, die 80 Prozent Ihrer Anforderungen abdeckt, kann ausreichen. Vorausgesetzt, die fehlenden 20 Prozent sind nicht geschäftskritisch. Sind sie es doch, entsteht eine Lücke, die Sie dauerhaft durch Workarounds, Zusatzsysteme oder manuelle Prozesse schließen müssen.

3. Veränderungsgeschwindigkeit

Wie schnell ändern sich Ihre Anforderungen? Wie häufig müssen Sie Prozesse anpassen, neue Funktionen einführen, auf Marktveränderungen reagieren?

Bei hoher Veränderungsgeschwindigkeit kann Individualsoftware Vorteile bieten – vorausgesetzt, sie ist entsprechend konzipiert und ein Entwicklerteam steht zur Verfügung. Bei stabilen Prozessen, die sich über Jahre kaum ändern, spricht wenig gegen eine etablierte Standardlösung.

4. Langfristige Abhängigkeiten

Jede Softwareentscheidung schafft Abhängigkeiten. Bei Standardsoftware sind Sie vom Hersteller abhängig – von seiner Preispolitik, seiner Produktstrategie, seiner Existenz. Bei Individualsoftware sind Sie vom Entwicklerteam abhängig – von dessen Verfügbarkeit, Know-how und Kontinuität.

Keine dieser Abhängigkeiten ist per se besser oder schlechter. Aber sie sollten bewusst eingegangen werden, nicht als Nebenwirkung einer unvollständigen Entscheidung.

Wann Standardsoftware die bessere Wahl ist

Standardsoftware eignet sich, wenn mehrere dieser Bedingungen zutreffen:

• Der abzubildende Prozess ist kein Differenzierungsmerkmal.
• Verfügbare Lösungen decken den Großteil der Anforderungen ab.
• Die Anforderungen sind stabil und ändern sich selten.
• Interne Ressourcen für Entwicklung und Wartung fehlen.
• Eine schnelle Einführung ist wichtiger als maximale Passgenauigkeit.

In diesen Fällen überwiegen die Vorteile: bewährte Funktionalität, vorhandene Dokumentation, regelmäßige Updates, Community oder Support.

Wann Individualsoftware sich lohnt

Individualsoftware ist eine sinnvolle Option, wenn mehrere dieser Bedingungen zutreffen:

• Der Prozess ist wettbewerbskritisch und soll sich von Marktstandards unterscheiden.
• Keine verfügbare Lösung bildet die Kernanforderungen ab.
• Die Anforderungen werden sich weiterentwickeln und erfordern Anpassungsfähigkeit.
• Integration mit bestehenden Systemen ist komplex und erfordert Kontrolle.
• Langfristige Unabhängigkeit von einzelnen Anbietern ist strategisch wichtig.

Der entscheidende Punkt: Diese Kriterien müssen ehrlich geprüft werden. Nicht als Rechtfertigung für eine bereits getroffene Entscheidung, sondern als Grundlage für die Entscheidung selbst.

Wie Sie zu einer fundierten Entscheidung kommen

Die Make-or-Buy-Entscheidung bei Software erfordert drei Dinge:

Erstens: Klarheit über die eigenen Anforderungen. Nicht Wünsche, nicht Vermutungen – sondern dokumentierte, priorisierte Anforderungen. Was muss die Software leisten? Was wäre schön, ist aber verzichtbar? Was ist in zwei Jahren relevant?

Zweitens: Kenntnis des Marktes. Welche Standardlösungen existieren? Was können sie, was nicht? Wie sieht die Preisstruktur aus? Wie ist die Anbieter-Stabilität?

Drittens: Realistische Einschätzung der Eigenentwicklung. Was würde Individualsoftware kosten – initial und im Betrieb? Welche Ressourcen sind nötig? Welche Risiken bestehen?

Erst wenn diese drei Perspektiven zusammengeführt sind, lässt sich eine fundierte Entscheidung treffen. Eine Entscheidung, die nicht auf Annahmen basiert, sondern auf Fakten.

Fazit

Die Frage "Standardsoftware oder Individualsoftware" hat keine allgemeingültige Antwort. Sie hängt davon ab, welchen Prozess Sie abbilden wollen, wie gut verfügbare Lösungen passen, wie schnell sich Ihre Anforderungen ändern und welche Abhängigkeiten Sie eingehen möchten.

Was es braucht, ist keine Überzeugung – sondern eine Grundlage. Wer diese Entscheidung ohne klare Anforderungen, ohne Marktüberblick und ohne realistische Kostenschätzung trifft, entscheidet nicht. Er rät.