Lastenheft, Pflichtenheft oder etwas anderes?

Sie planen ein Softwareprojekt und stoßen unweigerlich auf die Frage: Brauchen wir ein Lastenheft? Ein Pflichtenheft? Beides? Die Begriffe schwirren durch Meetings, Anbieter fragen danach, und irgendwo haben Sie gelesen, dass ohne diese Dokumente nichts geht.

Der Unterschied zwischen Lastenheft und Pflichtenheft ist schnell erklärt. Doch die eigentliche Frage ist eine andere: Helfen diese klassischen Dokumente überhaupt dabei, die Entscheidungen zu treffen, die vor Ihnen liegen?

Lastenheft und Pflichtenheft: Eine kurze Einordnung

Die Begriffe stammen aus dem deutschen Ingenieurwesen und sind in der DIN 69901 definiert. Die Logik dahinter:

Das Lastenheft beschreibt, was der Auftraggeber will. Es enthält Anforderungen aus Anwendersicht, ohne vorzugeben, wie die Lösung technisch aussehen soll. Es gehört Ihnen als Auftraggeber.

Das Pflichtenheft beschreibt, wie der Auftragnehmer die Anforderungen umsetzen will. Es ist die Antwort des Dienstleisters auf Ihr Lastenheft. Es enthält technische Lösungsansätze und wird zur Vertragsgrundlage.

So weit die Theorie. In der Praxis moderner Softwareprojekte sieht die Realität anders aus.

Warum diese Unterscheidung heute oft nicht weiterhilft

Die klassische Trennung in Lastenheft und Pflichtenheft stammt aus einer Zeit, in der Projekte linear abliefen: erst planen, dann bauen, dann fertig. Software funktioniert selten so.

Das erste Problem: Viele Unternehmen beginnen mit vagen Vorstellungen. Sie wissen, dass etwas besser werden muss, aber nicht genau, was die Lösung können soll. Ein Lastenheft setzt voraus, dass Sie Ihre Anforderungen bereits kennen. Was aber, wenn Sie erst herausfinden müssen, welche Anforderungen überhaupt sinnvoll sind?

Das zweite Problem: Der Markt hat sich verändert. Nicht wenige Softwaredienstleister erwarten heute, dass Kunden mit einem fertigen Konzept kommen. Die Kapazität, gemeinsam ein Pflichtenheft zu entwickeln, ist oft begrenzt. Sie erhalten ein Angebot auf Basis Ihrer Unterlagen – oder eben keines.

Das dritte Problem: Lasten- und Pflichtenhefte sind Anforderungsdokumente. Sie beschreiben, was eine Software können soll. Sie beantworten aber nicht die Fragen, die vor der Umsetzung stehen: Lohnt sich das Vorhaben? Welche Alternativen gibt es? Welche Risiken bestehen? Worauf sollten wir achten, bevor wir Angebote einholen?

Typische Missverständnisse in der Praxis

Missverständnis 1: "Das Format entscheidet über den Projekterfolg"

Ob Sie Ihr Dokument Lastenheft, Anforderungskatalog oder Projektskizze nennen, ist zweitrangig. Entscheidend ist, ob es die richtigen Fragen beantwortet. Ein perfekt formatiertes Lastenheft mit unklaren Anforderungen führt zu genauso viel Ärger wie gar kein Dokument.

Missverständnis 2: "Je detaillierter, desto besser"

Übermäßig detaillierte Lastenhefte engen den Lösungsraum unnötig ein. Wenn Sie festlegen, dass Feld A genau 30 Zeichen haben muss und links neben Feld B stehen soll, dann beschreiben Sie keine Anforderung – Sie machen Oberflächendesign. Das ist nicht Ihre Aufgabe. Ihre Aufgabe ist zu beschreiben, welches Problem gelöst werden soll.

Missverständnis 3: "Mit dem Pflichtenheft ist alles klar"

Das Pflichtenheft ist eine Momentaufnahme. Softwareprojekte entwickeln sich. Anforderungen ändern sich. Ein Pflichtenheft, das zu Projektbeginn alles festzurren soll, wird entweder ignoriert oder zum Streitpunkt. Die Frage ist nicht, ob sich etwas ändert, sondern wie Sie mit Änderungen umgehen.

Wann klassische Dokumente funktionieren – und wann nicht

Lasten- und Pflichtenhefte funktionieren gut, wenn bestimmte Voraussetzungen erfüllt sind:

• Das Projektziel ist klar definiert
• Die Anforderungen sind stabil und werden sich kaum ändern
• Sie haben bereits Erfahrung mit ähnlichen Projekten
• Es geht um eine Standardlösung mit bekanntem Umfang

Sie stoßen an Grenzen, wenn:

• Sie selbst noch nicht wissen, was genau Sie brauchen
• Mehrere Lösungswege denkbar sind (Eigenentwicklung, Standardsoftware, Kombination)
• Die wirtschaftliche Sinnhaftigkeit noch nicht geklärt ist
• Sie verschiedene Anbieter vergleichen wollen, aber keine gemeinsame Basis haben

In diesen Fällen fehlt nicht das richtige Dokument. Es fehlt die vorgelagerte Klärung.

Was Sie tatsächlich brauchen: Eine Entscheidungsgrundlage

Bevor Sie ein Lastenheft schreiben, brauchen Sie Antworten auf grundlegendere Fragen:

• Was ist das eigentliche Problem? Nicht die Symptome, sondern die Ursache.
• Welche Lösungswege gibt es? Eigenentwicklung, Anpassung bestehender Systeme, Standardsoftware, Kombination.
• Lohnt sich das Vorhaben wirtschaftlich? Grobe Einschätzung von Aufwand und Nutzen.
• Welche Risiken bestehen? Technisch, organisatorisch, wirtschaftlich.
• Was muss eine Lösung mindestens können? Und was wäre nice-to-have?

Ein Softwarekonzept, das diese Fragen beantwortet, ist mehr als eine Anforderungsliste. Es ist eine Entscheidungsgrundlage. Sie hilft Ihnen zu entscheiden, ob Sie das Projekt überhaupt starten, wie Sie es angehen und worauf Sie bei der Anbieterauswahl achten sollten.

Vom Lastenheft zum Softwarekonzept: Ein anderer Ansatz

Der Unterschied zwischen einem klassischen Lastenheft und einem modernen Softwarekonzept liegt nicht im Umfang, sondern im Zweck.

Ein Lastenheft sagt: Das brauchen wir.

Ein Softwarekonzept sagt: So sieht unsere Situation aus, das sind unsere Optionen, und deshalb empfehlen wir diesen Weg.

Das Softwarekonzept gehört Ihnen. Sie können damit zu beliebigen Dienstleistern gehen. Sie sind nicht an den gebunden, der das Konzept erstellt hat. Und Sie haben eine Grundlage, auf der Sie Angebote tatsächlich vergleichen können – weil alle Anbieter von denselben Annahmen ausgehen.

Was Sie konkret tun können

Wenn Sie am Anfang stehen: Investieren Sie Zeit in die Klärung, bevor Sie Anforderungen dokumentieren. Welches Geschäftsproblem wollen Sie lösen? Wie sähe Erfolg aus? Welche Randbedingungen gibt es?

Wenn Sie bereits ein Lastenheft haben: Prüfen Sie, ob es die Fragen beantwortet, die Ihre Entscheidung erfordert. Beschreibt es nur Features – oder auch den Kontext, die Alternativen, die Wirtschaftlichkeit?

Wenn Sie Angebote einholen wollen: Stellen Sie sicher, dass alle Anbieter dieselbe Grundlage haben. Unterschiedliche Interpretationen führen zu unterschiedlichen Angeboten – und die sind dann nicht vergleichbar.

Wenn Sie unsicher sind: Holen Sie sich eine zweite Meinung, bevor Sie in die Umsetzung gehen. Nicht von jemandem, der die Umsetzung verkaufen will, sondern von jemandem, der an Ihrer Klarheit interessiert ist.

Fazit

Der Unterschied zwischen Lastenheft und Pflichtenheft lässt sich in zwei Sätzen erklären. Die eigentliche Herausforderung liegt woanders: Bevor Sie dokumentieren, was Sie brauchen, müssen Sie wissen, was Sie erreichen wollen. Und bevor Sie Angebote vergleichen, brauchen Sie eine Grundlage, die diesen Vergleich überhaupt ermöglicht.

Klassische Dokumente haben ihren Platz. Aber sie sind Werkzeuge für einen bestimmten Zweck. Wenn Ihr Zweck ein anderer ist – wenn Sie Orientierung brauchen, nicht Dokumentation –, dann brauchen Sie etwas anderes.