Was kostet Individualsoftware wirklich? Eine realistische Einordnung

Wer über Individualsoftware nachdenkt, stellt früh die Frage nach den Kosten. Die Antworten fallen unbefriedigend aus: "Das kommt darauf an", "zwischen 20.000 und 500.000 Euro", oder gleich ein Angebot, das auf wenigen Informationen basiert. Diese Unklarheit ist kein Versagen der Branche, sondern liegt in der Natur der Sache. Die Kosten für Individualsoftware sind eine Folge von Entscheidungen – nicht von Technik.

Dieser Artikel erklärt, warum pauschale Preisangaben wenig aussagen, welche Faktoren die Kosten tatsächlich treiben und wie Sie zu einer Einschätzung kommen, der Sie vertrauen können.

Warum die Frage nach dem Preis so schwer zu beantworten ist

Die Frage "Was kostet Individualsoftware?" gleicht der Frage "Was kostet ein Haus?". Die Antwort hängt von Grundstück, Größe, Ausstattung, Region und vielen weiteren Faktoren ab. Bei Software ist die Varianz noch größer, weil das Produkt nicht physisch greifbar ist.

Ein wesentlicher Grund für die Preisspanne: Zum Zeitpunkt der ersten Anfrage existiert das Produkt noch nicht einmal als vollständige Idee. Die meisten Unternehmen wissen, welches Problem sie lösen wollen. Aber welche Funktionen dafür nötig sind, wie viele Nutzer damit arbeiten werden und welche bestehenden Systeme angebunden werden müssen – das ist oft noch offen.

Jede dieser offenen Fragen beeinflusst den Aufwand. Und jede Antwort, die Sie später anders geben als ursprünglich angenommen, verändert den Preis.

Die typischen Kostentreiber bei Individualsoftware

Die Kosten für ein Softwareprojekt entstehen nicht zufällig. Sie folgen einer nachvollziehbaren Logik. Wer die wesentlichen Kostentreiber kennt, kann früh erkennen, wo Einsparpotenzial liegt – und wo Kürzungen riskant wären.

Funktionsumfang und Komplexität

Je mehr eine Software können soll, desto teurer wird sie. Das klingt offensichtlich, wird aber oft unterschätzt. Eine einzelne Funktion, die "einfach nur" Daten aus einem System holen und in einem anderen speichern soll, kann wenige Stunden oder mehrere Wochen dauern – je nachdem, wie die Systeme aufgebaut sind und welche Sonderfälle berücksichtigt werden müssen.

Komplexität entsteht auch durch Varianten: Unterschiedliche Nutzerrollen mit unterschiedlichen Rechten. Verschiedene Workflows je nach Produkttyp. Ausnahmen von Regeln, die "nur selten" vorkommen, aber trotzdem funktionieren müssen.

Schnittstellen zu bestehenden Systemen

Die Integration in vorhandene IT-Landschaften verursacht regelmäßig mehr Aufwand als erwartet. Alte Systeme haben oft keine dokumentierten Schnittstellen. Datenformate stimmen nicht überein. Zugriffsrechte sind unklar. Diese Arbeit ist von außen unsichtbar, bindet aber erhebliche Kapazität.

Qualitätsanforderungen

Wie zuverlässig muss die Software sein? Eine interne Anwendung, die bei einem Fehler kurz neu gestartet werden kann, ist anders zu entwickeln als ein System, das rund um die Uhr verfügbar sein muss. Höhere Anforderungen an Sicherheit, Verfügbarkeit oder Prüfbarkeit erhöhen den Aufwand.

Änderungen während der Entwicklung

Anforderungen ändern sich. Das ist normal und oft sinnvoll, weil im Projektverlauf Erkenntnisse entstehen. Aber jede Änderung kostet Zeit – nicht nur für die Umsetzung, sondern auch für Abstimmung, Anpassung bereits fertiger Teile und erneute Tests.

Das Problem mit Fixpreisangeboten

Viele Auftraggeber wünschen sich Fixpreise. Die Motivation ist verständlich: Planungssicherheit, keine bösen Überraschungen, klare Budgetgrenzen. In der Praxis funktioniert das bei Individualsoftware selten wie erhofft.

Ein Fixpreis setzt voraus, dass der Leistungsumfang exakt definiert ist. Bei Standardprodukten oder Wiederholungsprojekten ist das möglich. Bei einer neuen, individuellen Lösung nicht. Der Anbieter steht vor einem Dilemma: Kalkuliert er knapp, riskiert er Verluste. Kalkuliert er großzügig, ist er im Wettbewerb unterlegen.

Die übliche Lösung: Der Preis wird fixiert, aber der Leistungsumfang bleibt interpretierbar. Das Pflichtenheft beschreibt Funktionen, aber nicht jedes Detail. Wenn sich im Projektverlauf herausstellt, dass eine Funktion anders gemeint war als verstanden, beginnt die Diskussion. War das im Preis enthalten oder ist das ein Change Request?

Diese Dynamik belastet die Zusammenarbeit. Sie führt dazu, dass beide Seiten mehr Zeit mit Vertragsauslegung verbringen als mit der eigentlichen Lösung. Am Ende ist der Fixpreis oft nicht günstiger – nur konfliktreicher.

Ein alternativer Ansatz ist die Arbeit nach Aufwand mit regelmäßiger Transparenz. Das verlangt Vertrauen, ermöglicht aber flexiblere Anpassungen und oft bessere Ergebnisse.

Was Anforderungen mit Kosten zu tun haben

Der größte Hebel für die Kosten liegt nicht in der Technik, sondern in den Anforderungen. Was soll die Software können? Für wen? Unter welchen Bedingungen?

Viele Projekte werden teurer als nötig, weil zu viel eingebaut wird. Features, die "vielleicht irgendwann" gebraucht werden. Komfort-Funktionen, die im Alltag kaum jemand nutzt. Varianten für Sonderfälle, die zweimal im Jahr auftreten.

Umgekehrt werden Projekte auch teurer, weil zu wenig geklärt wurde. Wenn grundlegende Fragen erst während der Entwicklung beantwortet werden, entstehen Wartezeiten, Umplanungen und Nacharbeiten.

Der Zusammenhang ist direkt: Klare Anforderungen führen zu realistischen Schätzungen. Unklare Anforderungen führen zu Puffern, Missverständnissen und Mehraufwand.

Das bedeutet nicht, dass vor Projektstart alles bis ins letzte Detail festgelegt sein muss. Aber die wesentlichen Entscheidungen – wer nutzt die Software, welche Kernprozesse werden unterstützt, welche Systeme sind betroffen – sollten getroffen sein.

Wie Sie zu einer realistischen Einschätzung kommen

Eine verlässliche Kostenschätzung für Individualsoftware braucht eine solide Grundlage. Diese Grundlage ist keine Technikfrage, sondern eine Frage der Vorbereitung.

Klären Sie den tatsächlichen Bedarf

Bevor Sie nach Preisen fragen, sollten Sie wissen, welches Problem Sie lösen wollen. Nicht in technischen Begriffen, sondern in Geschäftsbegriffen: Welcher Prozess funktioniert heute nicht gut genug? Wer leidet darunter? Was wäre anders, wenn das Problem gelöst wäre?

Definieren Sie den Scope bewusst

Nicht jede Funktion, die wünschenswert wäre, muss in der ersten Version enthalten sein. Priorisieren Sie. Was ist unverzichtbar? Was wäre hilfreich? Was ist Luxus? Eine kleinere erste Version, die schnell Nutzen bringt, ist oft klüger als ein großes Projekt, das Jahre dauert.

Schaffen Sie eine gemeinsame Entscheidungsgrundlage

Ein strukturiertes Konzept, das unabhängig von einem bestimmten Anbieter erstellt wurde, verändert die Verhandlungsposition. Sie können Angebote vergleichen, weil alle auf derselben Basis kalkulieren. Sie erkennen, wo Anbieter unterschiedlich interpretieren. Und Sie behalten die Kontrolle über Ihr Projekt.

Fazit

Die Frage nach den Kosten für Individualsoftware führt nicht zu einer Zahl, sondern zu weiteren Fragen. Das ist kein Zeichen von Inkompetenz, sondern von Seriosität. Wer Ihnen ohne Kenntnis Ihrer Situation einen Preis nennt, rät – oder kalkuliert so viel Puffer ein, dass Sie in jedem Fall zu viel bezahlen.

Der Weg zu einer realistischen Einschätzung führt über Klarheit: Klarheit über Ihre Anforderungen, über den tatsächlichen Bedarf und über die Prioritäten. Diese Klarheit kostet Zeit, spart aber am Ende Geld – weil Sie das Richtige beauftragen, nicht das Falsche.