Fixpreis vs. Time & Material – was ist sinnvoll?

Die Frage nach der richtigen Vertragsform taucht in fast jedem Softwareprojekt auf. Geschäftsführung und Einkauf bevorzugen oft den Fixpreis – er verspricht Planungssicherheit. Entwicklungspartner raten häufig zu Time & Material – es ermöglicht Flexibilität. Beide Seiten haben nachvollziehbare Argumente. Und beide liegen oft falsch.

Denn die Entscheidung zwischen Fixpreis oder Time & Material ist keine Frage der Präferenz. Sie ist eine Konsequenz aus dem Reifegrad der Projektdefinition. Wer diese Reihenfolge umkehrt, trifft eine Entscheidung auf unsicherer Grundlage.

Warum die Vertragsform so oft zum Problem wird

In der Praxis wird die Vertragsform häufig zu früh festgelegt – oft schon im ersten Gespräch mit einem Dienstleister. Das ist verständlich: Budgets müssen geplant werden, Angebote sollen vergleichbar sein, Risiken eingegrenzt.

Das Problem: Die meisten Softwarevorhaben sind zum Zeitpunkt der Angebotsanfrage nicht ausreichend definiert. Es gibt eine Idee, vielleicht ein grobes Konzept, aber keine belastbare Spezifikation. In dieser Situation ist die Frage "Fixpreis oder Time & Material" eigentlich noch nicht beantwortbar.

Trotzdem wird sie beantwortet. Und zwar auf Basis von Annahmen – auf beiden Seiten.

Was Fixpreis tatsächlich voraussetzt

Ein Fixpreis ist kein Versprechen des Dienstleisters, sondern eine vertragliche Vereinbarung mit konkreten Voraussetzungen. Damit ein Fixpreis funktioniert, müssen folgende Bedingungen erfüllt sein:

Der Leistungsumfang ist vollständig definiert. Nicht als grobe Beschreibung, sondern als Spezifikation, die keine Interpretation zulässt. Was nicht dokumentiert ist, ist nicht Teil des Fixpreises.

Änderungen während der Umsetzung sind ausgeschlossen oder vertraglich geregelt. Jede Änderung öffnet den Fixpreis. Entweder durch Nachträge oder durch Diskussionen darüber, ob etwas eine Änderung ist oder zum ursprünglichen Umfang gehört.

Die technische Machbarkeit ist geklärt. Ein Fixpreis setzt voraus, dass der Dienstleister das Risiko einschätzen kann. Bei unbekannter Technologie, unklaren Schnittstellen oder fehlenden Testdaten ist das nicht möglich.

Wenn diese Voraussetzungen nicht erfüllt sind, wird ein Fixpreis zum Risiko für beide Seiten. Der Dienstleister kalkuliert Puffer ein, um sich abzusichern. Der Auftraggeber zahlt für Unsicherheit, die eigentlich vermeidbar wäre.

Die Risiken von Time & Material

Time & Material wird oft als flexiblere Alternative dargestellt. Das stimmt – aber Flexibilität ist nur dann ein Vorteil, wenn sie gesteuert wird.

Bei Time & Material zahlt der Auftraggeber für tatsächlich geleistete Arbeit. Das bedeutet: Es gibt keine vertragliche Obergrenze. Das Risiko von Mehraufwand liegt vollständig beim Auftraggeber.

Das ist vertretbar, wenn zwei Bedingungen erfüllt sind:

Erstens: Der Auftraggeber hat die Kompetenz und Kapazität, das Projekt aktiv zu steuern. Das bedeutet regelmäßige Abstimmungen, Priorisierungsentscheidungen und Abnahmen.

Zweitens: Es gibt eine klare Vorstellung davon, was erreicht werden soll – auch wenn der Weg dorthin noch offen ist.

Fehlt beides, wird Time & Material zu einem offenen Konto ohne Kontrolle. Nicht weil der Dienstleister unredlich arbeitet, sondern weil niemand definiert hat, wann "fertig" erreicht ist.

Typische Fehlentscheidungen bei der Vertragsform

In der Praxis beobachten wir drei wiederkehrende Muster:

Fixpreis ohne Spezifikation. Der Auftraggeber möchte Sicherheit, ohne vorher Klarheit geschaffen zu haben. Der Dienstleister gibt ein Angebot ab, das auf Annahmen basiert. Sobald die Realität von den Annahmen abweicht, beginnen die Diskussionen.

Time & Material ohne Steuerung. Der Auftraggeber vertraut darauf, dass der Dienstleister schon das Richtige tun wird. Es gibt keine klaren Meilensteine, keine regelmäßigen Reviews. Am Ende steht ein Ergebnis, das niemand so gewollt hat – und eine Rechnung, die niemand erwartet hat.

Entscheidung nach Bauchgefühl. Die Vertragsform wird gewählt, weil "wir das immer so machen" oder weil der Dienstleister es empfohlen hat. Ohne Prüfung, ob die Voraussetzungen erfüllt sind.

Wie Sie die richtige Entscheidung treffen

Die Entscheidung zwischen Fixpreis und Time & Material ist keine Glaubensfrage. Sie lässt sich anhand konkreter Kriterien treffen:

Prüfen Sie den Reifegrad Ihrer Anforderungen. Haben Sie eine Spezifikation, die ein unbeteiligter Entwickler ohne Rückfragen umsetzen könnte? Wenn ja, ist ein Fixpreis möglich. Wenn nein, fehlt die Grundlage dafür.

Schätzen Sie Ihre Steuerungskapazität realistisch ein. Können Sie regelmäßig Entscheidungen treffen, Ergebnisse abnehmen und Prioritäten setzen? Wenn ja, kann Time & Material funktionieren. Wenn nein, brauchen Sie entweder mehr interne Ressourcen oder einen definierten Umfang.

Trennen Sie Exploration von Umsetzung. Wenn unklar ist, was genau gebaut werden soll, ist das ein Zeichen für eine Vorprojektphase – nicht für die Wahl der Vertragsform. Klären Sie zuerst das Was, dann das Wie, dann das Wieviel.

Die eigentliche Frage hinter der Vertragsform

Ob Fixpreis oder Time & Material – beide Modelle können funktionieren. Beide können scheitern. Der Unterschied liegt nicht im Modell selbst, sondern in der Klarheit, die ihm vorausgeht.

Ein Projekt mit sauberer Spezifikation kann als Fixpreis vergeben werden, weil der Umfang definiert ist. Dasselbe Projekt könnte auch als Time & Material umgesetzt werden, wenn der Auftraggeber die Steuerung übernehmen will.

Ein Projekt ohne klare Definition wird in beiden Modellen Probleme verursachen. Der Fixpreis wird durch Nachträge aufgeweicht. Time & Material wird zum unkontrollierten Aufwand.

Die Vertragsform ist eine Folge von Klarheit – nicht umgekehrt.

Fazit

Die Frage "Fixpreis oder Time & Material" lässt sich nicht pauschal beantworten. Sie hängt davon ab, wie klar das Vorhaben definiert ist und wie viel Steuerungskapazität auf Auftraggeberseite vorhanden ist.

Ein Fixpreis ohne Spezifikation ist ein Risiko. Time & Material ohne Steuerung ebenfalls. Die Lösung liegt nicht in der Wahl des richtigen Modells, sondern in der Schaffung der Voraussetzungen, unter denen beide Modelle funktionieren können.

Wer diese Reihenfolge einhält, trifft eine fundierte Entscheidung – statt auf Annahmen zu setzen.