Warum Fachabteilungen und IT in Softwareprojekten oft aneinander vorbeireden

Das Projekt startet mit guten Absichten. Die Fachabteilung weiß, was sie braucht. Die IT ist bereit, es umzusetzen. Und trotzdem entsteht nach einigen Wochen das Gefühl, dass beide Seiten über verschiedene Dinge sprechen.

Die Fachabteilung fragt sich, warum die IT so viele Rückfragen stellt, obwohl doch klar ist, was gebraucht wird. Die IT fragt sich, warum die Fachabteilung keine konkreten Anforderungen liefert, sondern immer nur vom gewünschten Ergebnis spricht.

Dieses Muster wiederholt sich in vielen Unternehmen. Es führt zu Frustration, Verzögerungen und manchmal zu Software, die am Bedarf vorbeigeht. Die gute Nachricht: Es liegt selten an mangelndem Willen oder fehlender Kompetenz. Die Ursache ist struktureller Natur – und damit lösbar.

Zwei Welten, zwei Sprachen

Fachabteilungen und IT-Teams arbeiten mit unterschiedlichen mentalen Modellen. Das ist keine Schwäche, sondern eine Folge ihrer jeweiligen Aufgaben.

Die Perspektive der Fachabteilung: Die Fachabteilung denkt in Geschäftsprozessen, Kundennutzen und Arbeitsergebnissen. Wenn sie eine neue Software braucht, beschreibt sie das gewünschte Ergebnis: "Wir müssen Angebote schneller erstellen können" oder "Die Kundendaten sollen an einer Stelle gepflegt werden."

Diese Beschreibungen sind aus Sicht der Fachabteilung vollständig. Sie benennen das Problem und das Ziel. Was genau dazwischen passieren muss, ist aus ihrer Sicht Sache der Umsetzung.

Die Perspektive der IT: Die IT denkt in Systemen, Schnittstellen und Abhängigkeiten. Um eine Anforderung umzusetzen, braucht sie Informationen auf einer anderen Ebene: Welche Daten fließen wohin? Welche Ausnahmen gibt es? Was passiert bei Fehlern?

Wenn die IT fragt "Was soll passieren, wenn der Kunde keine E-Mail-Adresse hat?", ist das keine Spitzfindigkeit. Es ist eine notwendige Klärung, ohne die keine funktionierende Software entstehen kann.

Wo die Kommunikation typischerweise bricht

Die Kommunikation zwischen Fachabteilung und IT bei Software-Anforderungen scheitert oft an vorhersehbaren Stellen:

Der Detailgrad stimmt nicht überein. Die Fachabteilung liefert Anforderungen auf einer Ebene, die für sie selbstverständlich erscheint. Die IT braucht jedoch Informationen auf einer tieferen Ebene, um überhaupt einschätzen zu können, was zu tun ist. Diese Lücke wird oft erst spät sichtbar – wenn die erste Version der Software nicht das tut, was erwartet wurde.

Begriffe werden unterschiedlich verstanden. Worte wie "Kunde", "Auftrag" oder "Freigabe" haben in verschiedenen Abteilungen unterschiedliche Bedeutungen. Ein "Kunde" kann ein Interessent sein, ein Bestandskunde, ein Rechnungsempfänger oder ein Ansprechpartner. Wenn diese Unterscheidung nicht explizit geklärt wird, entstehen Missverständnisse, die erst in der fertigen Software sichtbar werden.

Annahmen werden nicht ausgesprochen. Beide Seiten treffen Annahmen, die sie für offensichtlich halten. Die Fachabteilung geht davon aus, dass bestimmte Funktionen selbstverständlich enthalten sind. Die IT geht davon aus, dass bestimmte Einschränkungen bekannt sind. Keiner spricht diese Annahmen aus, weil sie so offensichtlich erscheinen.

Der Zeitpunkt der Klärung passt nicht. Die Fachabteilung will früh wissen, was die Software kosten wird und wann sie fertig ist. Die IT kann das erst sagen, wenn die Anforderungen geklärt sind. Dieser zeitliche Konflikt führt zu Schätzungen auf unvollständiger Basis – und später zu Überraschungen.

Verbreitete Missverständnisse

Einige Annahmen über die Ursachen dieser Kommunikationsprobleme führen in die falsche Richtung:

"Die Fachabteilung muss besser spezifizieren." Das klingt plausibel, übersieht aber, dass die Fachabteilung gar nicht wissen kann, welche Informationen die IT braucht. Sie kann nicht in Datenstrukturen oder Systemgrenzen denken, weil das nicht ihre Aufgabe ist. Die Erwartung, dass sie "bessere" Anforderungen liefert, führt zu Frustration auf beiden Seiten.

"Die IT muss fachlich mitdenken." Auch das klingt vernünftig. Aber die IT kann nicht alle Feinheiten eines Geschäftsprozesses kennen, den sie nicht täglich ausführt. Sie kann Fragen stellen, aber nicht die Antworten erraten.

"Wir brauchen einfach mehr Abstimmung." Mehr Meetings ohne klare Struktur führen selten zu besseren Ergebnissen. Wenn beide Seiten weiterhin in ihrer eigenen Sprache sprechen, entstehen nur mehr Gelegenheiten für Missverständnisse.

"Das liegt an den Personen." Die Versuchung ist groß, das Problem zu personalisieren: Die Fachabteilung sei nicht kooperativ, die IT zu pedantisch. In den meisten Fällen ist das eine Fehldiagnose. Die beteiligten Personen tun ihr Bestes – innerhalb eines Systems, das Missverständnisse begünstigt.

Was wirklich hilft

Die Lösung liegt nicht darin, dass eine Seite sich der anderen anpasst. Sie liegt darin, einen gemeinsamen Bezugspunkt zu schaffen, der für beide Seiten verständlich und verbindlich ist.

Eine gemeinsame Sprache definieren. Bevor über Funktionen gesprochen wird, sollten die wichtigsten Begriffe geklärt werden. Was genau ist ein "Kunde" in diesem Kontext? Was bedeutet "Freigabe"? Ein einfaches Glossar kann viele spätere Missverständnisse verhindern.

Den richtigen Detailgrad finden. Nicht jede Anforderung muss bis ins letzte Detail spezifiziert werden. Aber es muss klar sein, welche Entscheidungen noch offen sind und wer sie trifft. Ein Dokument, das sowohl fachliche Ziele als auch technische Rahmenbedingungen enthält, hilft beiden Seiten, auf derselben Grundlage zu arbeiten.

Übersetzung als Aufgabe anerkennen. Die Übersetzung zwischen fachlicher und technischer Perspektive ist eine eigenständige Aufgabe. Sie passiert nicht nebenbei. Jemand muss diese Rolle bewusst übernehmen – sei es ein interner Projektleiter, ein Business Analyst oder ein externer Berater.

Schriftliche Grundlage schaffen. Mündliche Absprachen sind schnell vergessen oder unterschiedlich erinnert. Ein schriftliches Dokument, auf das sich alle beziehen können, schafft Klarheit und reduziert Diskussionen über das, was "eigentlich gemeint war".

Wann externe Unterstützung sinnvoll ist

Die Übersetzungsarbeit zwischen Fachabteilung und IT erfordert jemanden, der beide Perspektiven versteht und neutral zwischen ihnen vermitteln kann. In manchen Unternehmen gibt es Personen, die diese Rolle übernehmen können. In anderen fehlt diese Kompetenz oder die nötige Neutralität.

Ein externer Berater kann in dieser Situation helfen – nicht als Schiedsrichter, sondern als Übersetzer. Er stellt beiden Seiten die richtigen Fragen, dokumentiert die Antworten in einer Form, die für alle verständlich ist, und schafft so eine gemeinsame Entscheidungsgrundlage.

Das Ergebnis ist ein Dokument, das beschreibt, was die Software leisten soll – in einer Sprache, die sowohl die Fachabteilung als auch die IT versteht. Auf dieser Basis können realistische Einschätzungen zu Aufwand und Kosten entstehen, und die Umsetzung kann beginnen, ohne dass fundamentale Missverständnisse erst während der Entwicklung sichtbar werden.

Fazit

Wenn Fachabteilung und IT in Softwareprojekten aneinander vorbeireden, ist das kein Zeichen für mangelnde Kompetenz oder fehlenden Willen. Es ist eine vorhersehbare Folge unterschiedlicher Perspektiven, die ohne bewusste Übersetzungsarbeit zu Missverständnissen führen.

Die Lösung liegt nicht in Schuldzuweisungen oder in der Erwartung, dass eine Seite sich anpasst. Sie liegt darin, einen gemeinsamen Bezugspunkt zu schaffen – ein Dokument, das beide Perspektiven verbindet und als Grundlage für alle weiteren Entscheidungen dient.

Wer diesen Schritt ernst nimmt, reduziert nicht nur Reibungsverluste. Er schafft die Voraussetzung dafür, dass Software entsteht, die tatsächlich den Bedarf trifft.